Agenda
Overzicht, rust en gemak dat is alles wat onze agenda biedt! In een oogopslag wordt er duidelijk welke reserveringen aanstaande zijn en welke voorzieningen gereserveerd zijn.
- Overzicht van alle reserveringen
- Details per reservering direct inzichtelijk
- Direct vanuit de agenda nieuwe reserveringen toevoegen
- Opgedeelde zaal? Onze weergave geeft direct een duidelijk overzicht.
Factureren
Met de facturatiemodule heeft u de volgende mogelijkheden:
- Eén of meer reserveringen op een factuur
- Geen dubbel werk; alle gegevens van de reservering één op één naar de factuur
- Aanbetaling mogelijk
- Vooruit factureren is ook mogelijk
- Crediteren mogelijk
- Factuur gaat standaard per e-mail naar de klant
- Opmaak factuur met eigen briefpapier
- In de e-mail een betaallink meesturen mogelijk
Displays gebruiken
Professioneel presenteren aan uw gasten. Compleet, eenvoudig te bedienen en overal bij te werken zonder extra software te installeren.
- Voor het weergeven van de zaalreserveringen is via een monitor of tv.
- Eigen huisstijl te gebruiken
- Eenvoudig tonen via de Google Chromecast TV 4K voor Google TV
- Uitvoering gaat via Narrowcastingdisplay.nl
- Geheel zelf in te stellen en op te maken
- Zaalreserveringen afgewisseld met actueel nieuws en eigen aankondigingen
Aanvraag via eigen website
Ervaar het gemak van aanvragen via uw eigen website. De bezoeker van uw website kan direct aangeven welke zaal wanneer gewenst is eventueel met aanvullende zaken als catering en voorzieningen. Ook het doorgeven van een repeterende afspraak is mogelijk. U ontvangt de aanvraag in Zaalagenda waar u vervolgens deze aanvraag kunt omzetten in een reservering/optie of afwijzen.
Het invoegen in de eigen website gaat heel eenvoudig. Hier hoeft u geen professionele websitebouwer voor te zijn. U hoeft hiervoor slechts 2 regels code toe te voegen in uw eigen website.
Wilt u zien hoe een aanvraagformulier eruit ziet in een website? Klik op de button hieronder voor een voorbeeld pagina.
Planning personeel
Flexibel medewerkers inzetten via Zaalagenda. Inplannen personeel eenvoudig via een planningsscherm.
- Vaststellen van het gewenste aantal diensten per functie
- Medewerkers inzetten op de vastgestelde diensten
- Inzicht in beschikbare medewerkers
- Medewerkers kunnen via de Zaalagenda App hun eigen beschikbaarheid beheren en de planning bekijken
Speciale Zaalagenda App
Voor Zaalagenda is een speciale Zaalagenda App. Voor medewerkers en vaste relaties is de Zaalagenda App een waardevolle aanvulling. Als vaste relatie kan snel een aanvraag worden vastgelegd en ook worden gekeken wat er beschikbaar is. Voor medewerkers kan de Zaalagenda App worden gebruikt voor het direct reserveren van een zaal en voor de personeelsplanning.
U vergroot uw service door het aanbieden van de Zaalagenda App. Uw vaste relatie heeft hiermee een directe verbinding met u. Ideaal als het gaat om het doorgeven van een aanvraag of zelfs het zelf mogen reserveren van een zaal.
Voor de medewerkers heeft het een dubbele functie. Voor het zelf reserveren van een zaal is het de manier van reserveren. Naast het vastleggen van een zaal is altijd zichtbaar wat er gereserveerd is.
Tevens kan via de agenda worden gekeken wat er beschikbaar is. Wordt de personeelsplanning ook verzorgd via Zaalagenda dan kan de medewerker zijn/haar beschikbaarheid bijhouden via de Zaalagenda App, maar ook het eigen rooster bekijken en die van collega’s.
Offertes maken
Bij het maken van een offerte hoort ook het bijhouden van alle aangeleverde documenten, belangrijke e-mails en zaken die afgesproken.
- (Externe) documenten vastleggen
- Relevante e-mails vastleggen en kunnen inzien
- Alle relevante contactmomenten zoals gesprekken ect vastleggen
- Bepalen wat in de offerte opgenomen dient te worden. Bij de catering en voorziening kan aangegeven worden of deze in de offerte zichtbaar dienen te zijn
- Bij catering en voorziening is het mogelijk tekst zoals ‘inclusief’ of ‘op nacalculatie’ in de offerte te tonen.
Aanmaken proefaccount
U mag Zaalagenda 30 dagen gratis uitproberen. Wij bieden een online rondleiding aan door het systeem. Hierbij nemen wij uw situatie als uitganspunt en laten zien hoe Zaalagenda hiervoor ingericht kan worden.
Er zijn ook instructievideo’s waar met korte filmpjes toelichting wordt gegeven. Plan hier alvast uw online rondleiding.
Overzicht van de mogelijkheden
Zaalagenda bevat vele mogelijkheden. Om een beeld te geven staan hieronder een groot deel van deze mogelijkheden.
- reserveringen vastleggen
- direct e-mails sturen voor bevestiging, wijziging en annulering
- catering, voorzieningen en andere overige zaken vastleggen bij een reservering
- offertes maken
- externe e-mails en documenten vastleggen bij een reservering en offerte
- factuur aanmaken en versturen
- automatische e-mails sturen
- koppeling met displays voor het weegeven van de reserveringen
- koppeling met MPlus KASSA
- koppeling met sloten van Salto KS
- koppeling met E-Ticketsoftware
- inplannen medewerkers en vrijwilligers
- gebruik Zaalagenda App voor beheerders, medewerkers en relaties
- contracten beheren
- aanvragen voor een zaal via eigen website regelen
