Inplannen personeel


Op basis van de vastgestelde diensten plant u de medewerkers in. Medewerkers die op vaste momenten werken worden automatisch ingepland op basis van de standaarddiensten.

  • Gebruik van standaarddiensten
  • Direct zichtbaar hoeveel medewerkers wanneer nodig zijn
  • Directe afstemming met de reserveringen en partycateringprojecten
  • Eenvoudig uitbreiden, toevoegen en verwijderen van diensten
  • Direct zichtbaar of alle diensten zijn ingepland met medewerkers
  • Medewerkers kunnen via de Zaalagenda App hun eigen beschikbaarheid beheren en de planning bekijken

Start proefaccount



Diensten


Het inplannen van uw medewerkers gaat op basis van diensten. Per dag bepaalt u voor elke personeelsfunctie hoeveel medewerkers u nodig heeft en van hoe laat tot hoe laat.

  • Gebruik van standaarddiensten
  • Direct zichtbaar hoeveel medewerkers wanneer nodig zijn
  • Directe afstemming met de reserveringen en partycateringprojecten
  • Eenvoudig uitbreiden, toevoegen en verwijderen van diensten
  • Direct zichtbaar of alle diensten zijn ingepland met medewerkers

 

Start proefaccount



Mogelijkheden medewerkers


Beschikbaarheid:

Via de beschikbaarheid kan per dag worden aangegeven of u als medewerker beschikbaar bent of niet. Het is ook mogelijk aan te geven dat u slechts een deel van de dag beschikbaar bent. Afhankelijk van de instellingen kan de beschikbaarheid worden aangepast. Dit hangt af hoe ver van tevoren er ingepland wordt.

Planning:

Zodra de planning is gemaakt wordt deze hier zichtbaar. U kunt altijd zien wanneer u gepland bent.

Planning collega’s:

Om te zien welke collega’s gepland zijn op een bepaalde dag selecteert u de gewenste dag en alle geplande collega’s worden getoond.

In- en uitklokken:

Via deze optie kan er op een geplande dienst worden in- en uitgeklokt wanneer ingelogd in het bedrijfsnetwerk of verbonden met de Zaalagenda beacon. Het is ook mogelijk in te klokken wanneer er geen dienst gepland staat. Hierbij dient er wel een reden te worden geselecteerd.

Uren inzage:

Wanneer de uren akkoord zijn kunnen deze via deze optie ingezien worden.

Start proefaccount


In- en uitklokken


Via de Zaalagenda App kan elke medewerker zich aan- en afmelden zodra hij/zij met de wifi van het bedrijfsnetwerk is verbonden of contact maakt met de Zaalagenda beacon. Vastleggen van aanvang en einde van een dienst kan op basis van een geplande, maar ook een niet geplande dienst. Bij de urenregistratie ziet u dit direct het verschil en dient u als beheerder akkoord te geven.

Bij een niet geplande of een afwijkende start- en/of eindtijd van een geplande dienst dient een reden opgegeven te worden. De redenen waaruit gekozen kan worden bepaalt u zelf. Naast de geselecteerde reden dient er ook een toelichting gegeven te worden. Op die manier ziet u altijd waarom er afgeweken is van de planning.

Start proefaccount


Publiceren personeelsplanning


U kunt de nieuwe planning maken zonder dat de medewerkers deze kunnen zien in de Zaalagenda App. Er geldt een ‘vrijgave datum’ voor het rooster. Elke medewerker kan de planning bekijken tot de vrijgave datum. Past u de datum aan en is een medewerker ingepland dan ontvangt hij/zij ’s ochtends een e-mail waarin geattendeerd wordt op veranderingen in het rooster. Ook wanneer er aanpassingen worden gemaakt in de planning die al gepubliceerd is zal een mail worden verstuurd.

Wanneer de medewerker zijn/haar planning bekijkt in de Zaalagenda App wordt deze ‘voor gezien’ gemarkeerd. Zo kunt u ook zien wie een bepaalde planning nog niet heeft gezien.

De tekst van de e-mail kunt u geheel en al zelf instellen. Het rooster wordt niet in de e-mail vermeld. Er wordt verwezen naar de planning in de Zaalagenda App.

Start proefaccount


Contractbeheer en urenregistratie personeel


Wilt u ook gebruik maken van het contractbeheer en urenregistratie voor uw personeel? Dat is ook mogelijk in Zaalagenda. Hiervoor dient u de module ‘Personeel contractbeheer en urenregistratie’ in uw abonnement op te nemen.
In Zaalagenda kunt u al uw personeel en vrijwilligers vastleggen. U kunt ook uw personeelsleden en vrijwilligers inplannen. Het opgeven van de beschikbaarheid hoort hier ook bij.
Standaard zijn de volgende zaken mogelijk in Zaalagenda:

  • personeel en vrijwilligers vastleggen met hun functie(s)
  • beschikbaarheid vastleggen voor elk personeelslid en vrijwilliger
  • diensten vaststellen
  • inplannen personeelslid en/of vrijwilliger op een dienst
  • via de Zaalagenda App kan elk personeelslid en/of vrijwilliger zijn/haar beschikbaarheid opgeven en planning bekijken

Met de module Personeel uitgebreid zijn de volgende zaken ook mogelijk:

  • contracten vastleggen bij elk personeelslid
  • bijhouden van diverse vormen van afwezigheid zoals verlof en ziekte
  • registratie van daadwerkelijk gewerkte uren
  • beheer van verlofuren

 

Start proefaccount