Het online zaal reserveringssysteem
U kunt Zaalagenda inrichten voor het beheren van reserveringen van zalen voor klanten, maar ook voor het gebruik van eigen vergaderzalen voor intern gebruik. Ook de combinatie is mogelijk.
Of u nu alleen de reserveringen wilt bijhouden of deze ook in rekening brengt. Dit is allemaal met Zaalagenda mogelijk. Het maken van een offerte moeilijk? U heeft letterlijk in een paar muiskliks een professionele offerte die direct naar de klant kan worden verstuurd. De klant kan deze zelfs online ondertekenen.
Facturatie
Het factureren van één of meer reserveringen is heel belangrijk in het geval reserveringen in rekening brengt. Het maken van een factuur voor één of meer reserveringen regelt u in een handomdraai. U kunt nooit een reservering vergeten te facturen.
Of u nu achteraf of vooraf factureert, beide zijn mogelijk. Werkt u met een aanbetaling? Ook dit regelt u direct bij de reservering. Zijn er annuleringskosten van toepassing? Ook dit kunt u geheel op maat aangeven en in rekening brengen.
Samenvattend:
- Snel en eenvoudig
- Aanbetalingen mogelijk
- Vooruit facturen mogelijk
- Factuur als pdf-bestand in huisstijl per e-mail verstuurd
- In de e-mail een betaallink meesturen mogelijk
Aanvraag via eigen website
Het invoegen in de eigen website gaat heel eenvoudig. U hoeft hiervoor slechts 2 regels code toe te voegen in de eigen website. Wij hebben een voorbeeld toegevoegd. Klik op de button hieronder voor een voorbeeld pagina.
Weergeven op display
U heeft geen omkijken naar het scherm. De reserveringen worden automatisch ververst op het scherm. In beeld zijn altijd de actuele reserveringen.
Voor het tonen is slechts een scherm (monitor of tv) nodig met een PC of mediaspeler zoals de Minix.
Offertes en contracten
De klant kan uw offerte direct online ondertekenen. Geen gedoe met printen, tekenen en scannen. Dient er nog wat aangepast te worden voor de offerte dan maakt u na het wijzigen zo weer een nieuwe offerte om te versturen.
Heeft u vaste gebruikers met een vast contract? Deze contracten kunt u ook in Zaalagenda beheren. De periodieke facturen staan dan keurig op het juiste moment voor u klaar om te versturen. Wordt er extra gehuurd buiten het contract om dan zal dit apart in rekening worden gebracht. Al deze zaken zitten in de offerte- en contractbeheer module van Zaalagenda.
Personeelsplanning / vrijwilligersplanning
Ook bij een reservering kan worden aangegeven dat hiervoor medewerkers nodig zijn. Bij deze ‘diensten’ geeft u aan functie en aantal gewenste personen. Bij de personeelsplanning gaat u vervolgens de diensten plannen met de beschikbare medewerkers/vrijwilligers.
Wilt u meer mogelijkheden dan kunt u gebruik maken van de module Personeel contractbeheer en urenregistratie.
Interne vergaderzalen
Het reserveren van een vergaderzaal in uw kantoor kan soms een hele klus zijn. Beheer via een Outlook agenda kan, maar is zeker niet ideaal. Via Zaalagenda kunnen de medewerkers eenvoudig en snel een zaal plannen. Direct via de Zaalagenda App zien wat beschikbaar is en direct vastleggen. De eigen reserveringen zijn ook via de Zaalagenda App inzichtelijk.
De ideale oplossing ter verlichting van de werkzaamheden van receptie en/of secretariaat. Kijk voor meer informatie bij interne reserveringen.
Aanmaken proefaccount
Probeer Zaalagenda 30 dagen zonder kosten. Wij bieden u een gratis online rondleiding aan door het systeem van een uur. Hierbij nemen wij uw situatie als uitganspunt en laten zien hoe Zaalagenda hiervoor ingericht kan worden.
Er zijn ook instructievideo’s waar met korte filmpjes toelichting wordt gegeven. U kunt de gratis online rondleiding hier direct zelf inplannen op een tijdstip dat u schikt.
Nieuws
Vernieuwde aanvraag voor eigen website
Er is een nieuwe aanvraagmogelijkheid voor de eigen website. Met een paar regels plaats u de aanvraag in uw eigen website. Het toevoegen in een bestaande website gaat heel eenvoudig. Er is een voorbeeld pagina waar u kunt zien hoe dit eruit ziet.
Prijswijziging catering en voorzieningen doorvoeren
Bij de catering en voorzieningen kan nu in één keer een prijswijziging worden doorgevoerd. Door op het Euroteken button te drukken verschijnt het scherm voor de nieuwe tarieven. Door hier de ingangsdatum op te geven en het percentage van de verhoging kunt u alle...
Repeteren, wijzigen, verschuiven en meer
Het aantal mogelijkheden rondom repeteren en kopiëren zijn uitgebreid. Het is vanaf nu mogelijk meerdere reserveringen in een opgegeven periode in één keer naar een andere periode te kopiëren. Daarnaast is het ook mogelijk om meerdere reserveringen in één keer te...
Annuleringskosten
Het is nu mogelijk annuleringskosten in rekening te brengen welke automatisch berekend worden. Bij de reservering dient aangegeven te worden dat er annuleringskosten van toepassing zijn. Tevens dient dan aangegeven te worden hoe deze bepaald dienen te worden. Wanneer...
Factuur aanpassen na verzending
Wanneer een factuur verzonden is bestond er geen mogelijkheid deze nog aan te passen. Het kan voorkomen dat het e-mailadres onjuist blijkt te zijn of dat het adres anders had moeten zijn. Vanaf nu is het mogelijk deze aan te passen en de factuur opnieuw te versturen....
Aangesloten bij ICT Waarborg
Zaalagenda is een merk van Pioen Partners BV