Privacyverklaring

Dit is de Privacyverklaring voor Zaalagenda.nl van Pioen Partners BV, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 56842384, gevestigd aan de Twentepoort West 38, 7609 RD in Almelo. Pioen Partners BV valt hiermee onder het Nederlands recht.

Toelichting Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing, waarmee privacywetgeving centraal geregeld is voor de hele Europese Unie. De Europese Unie wil mensen hiermee meer controle geven over de manier waarop organisaties met hun persoonsgegevens omgaan. De snelle ontwikkelingen in onder andere cloud-technologie zorgen namelijk voor nieuwe manieren om gegevens in te zetten en te gebruiken. Door de wetgeving inzake gegevensbescherming te versterken en zwaardere handhavingsmaatregelen te introduceren, wil de Europese Unie dit een halt toeroepen en het vertrouwen in de opkomende digitale economie verbeteren.

Zaalagenda: software voor het reserveren van zalen, factureren en maken van offertes. Daarnaast met personeelsplanning. Er is een beheersysteem, bezoekersagenda en een App beschikbaar.

Registreren
Voor de meeste onderdelen van de software van Pioen Partners geldt dat u er pas gebruik van kunt maken nadat een gebruikersaccount voor u is geregistreerd. Het aanmaken van een gebruikersaccount wordt verzorgd door daartoe gemachtigde medewerkers van uw organisatie (beheerders).
Wij zullen de aan uw gebruikersnaam gekoppelde gegevens niet aan derden verstrekken tenzij dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze online service kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

Verstrekking aan derden
Uw organisatie zal de aan uw gebruikersnaam gekoppelde gegevens niet aan derden verstrekken zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is in het kader van de overeenkomst die zij met u zijn aangegaan. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze online service kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

Cookies
Voor de website Zaalagenda.nl wordt gebruik gemaakt van cookies voor statische doeleinden en voor het nagaan wie de website heeft bezocht. Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van uw device (waaronder een PC, tablet of smartphone). Dat gebeurt via de webbrowser op het device. De informatie die een cookie verkrijgt over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Pioen Partners of die van een derde partij.

Op onze website worden cookies gebruikt om:

  • functionaliteiten van de website mogelijk te maken en om de website te beschermen (technische of functionele cookies);
  • het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website te verbeteren (analytische cookies);
  • het internetaanbod voor u interessanter te maken middels het tonen van reclame welke aansluit bij uw belangstellingen (advertentie cookies), dit wordt ingezet voor advertentiecampagnes op Facebook, Linkedin en Google Adwords;
  • om het mogelijk te maken om onze website te delen via social media (social media cookies).

In- en uitschakelen van cookies

U kunt kiezen of u cookies wel of niet accepteert. Bij de meeste browsers worden cookies automatisch geaccepteerd, maar meestal kunt u de instellingen van uw browser zodanig wijzigen dat cookies desgewenst niet worden geaccepteerd (bekijk uw browser hulppagina voor exacte instructies). Als u ervoor kiest om cookies niet te accepteren, kunt u mogelijk niet volledig gebruikmaken van interactieve mogelijkheden van deze website of andere websites die u bezoekt.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw site-bezoek meer registreren. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kunt u de handleiding van uw browser raadplegen.

Functionele cookies

Binnen de software van Pioen Partners wordt gebruik gemaakt van cookies voor diverse doeleinden.
Daarbij kunt u denken aan:
• onthouden van invoer zodat u e.e.a. een volgende keer niet opnieuw hoeft in te typen / in te stellen
• onthouden van sessie-status (ingelogd/niet ingelogd)
• onthouden van persoonlijke voorkeuren (bijv. kolombreedtes, open/dichtklappen van panelen)
Het inschakelen van cookies in uw browser is vereist voor een correcte werking van de software.
Bij gebruik van de software van Pioen Partners worden geen cookies geplaatst door derden. Bij gebruik van de software van Pioen Partners wordt geen gebruik gemaakt van Google Analytics, noch van vergelijkbare partijen.

Gegevens
Ten behoeve van de registratie van reserveringen van zalen, het maken van facturen en het inplannen van personeel worden de volgende gegevens vastgelegd:
Relatie:
• Bedrijfsnaam*
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• BTW nummer

Contactpersonen:
• Naam*
• Geslacht
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Functie

Gebruikers:
• Naam*
• E-mailadres*
• Gebruikersfunctie(s)

Personeelsleden:
• Naam*
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres*
• Datum indienst
• Datum uitdienst
• Functie(s)
• Beschikbaarheid

Met * gemarkeerd zijn minimaal verplichte gegevens die vastgelegd worden bij een persoon.

Het is mogelijk met Zaalagenda te factureren. Hiervoor worden de volgende gegevens vastgelegd:
• Naam
• Adresgegevens
• Factuurnummer
• Factuurdatum
• BTW nummer
• Totaalbedrag

Beveiliging
Wij nemen doorlopend passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken.

Bewaartermijnen
De organisatie die aan u een gebruikersaccount voor de software van Pioen Partners heeft verstrekt, bepaalt hoe lang (persoons)gegevens binnen de software worden bewaard.

Appstores
Apps zijn te downloaden via de appstores; Google Play en de App Store van Apple . Uw organisatie heeft geen invloed op de persoonsgegevens die de aanbieders van deze appstores verwerken en waarvoor. Wij raden u aan de relevante privacyverklaring te lezen van de aanbieder van de appstore waarmee u de app heeft gedownload.

Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze online service zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen?
Mocht u verder, na het lezen van deze privacyverklaring, nog vragen en/of opmerkingen hebben over de omgang met persoonsgegevens binnen de software van Pioen Partners, dan kunt u het beste contact opnemen met uw organisatie via de contactgegevens die u reeds bekend zijn.