Offerte- en contractmodule
Met de offerte- en contract module maakt u snel en eenvoudig offertes. Ook kunnen (huur)contracten worden vastgelegd met alle gegevens. Voor de offerte kiest u de juiste offertesjabloon en u heeft in een handomdraai een offerte op maat gemaakt. Is een aanpassing nodig in een reeds verstuurde offerte? Geen probleem.
Door de gewenste gegevens als een optie vast te leggen maakt u op basis hiervan direct een offerte. Alle zaken die in de optie staan worden meegenomen. Nadat de offerte is gegenereerd kunt u deze aanpassen zoals u zelf wilt.
De offerte wordt als een pdf-bestand verstuurd. De achtergrond van de offerte wordt bepaalt door uw eigen briefpapier.
Er kan nu ook in de e-mail een bevestigingslink worden meegestuurd zodat uw klant direct online voor akkoord kan tekenen.
Overzicht mogelijkheden offerte- en contractmodule
De offerte- en contractmodule biedt de volgende functionaliteiten:
Offertes:
- complete offerte maken op basis van de reserveringsgegevens
- mooi opmaak en presentatie
- verschillende offertesjablonen vastleggen mogelijk
- direct online ondertekenen voor akkoord door klant mogelijk
- vastleggen contactmomenten bij de offerte
- ontvangen e-mails vastleggen bij offertetraject
- model huurovereenkomsten vastleggen
- eenvoudig huurcontract opstellen voor één of meerdere reserveringen
Contractbeheer:
- vastleggen vaste (huur)contracten
- termijnbetalingen vastleggen
- factureren van termijnbetalingen
- ook geschikt voor huurcontracten van zalen die 24/7 verhuurd worden
Offertes verzenden per e-mail
Zodra de offerte klaar is kan deze verstuurd worden. De tekst van de begeleidende e-mail kunt u nog aanpassen voordat deze verstuurd wordt. Uw offerte gaat keurig per e-mail en voorzien van een pdf-bestand bijlage naar uw relatie.
Wanneer uw klant een aanpassing wenst geeft u dit eenvoudig aan bij de reservering in optie. U genereert direct een vernieuwde offerte om deze te kunnen toesturen. Terugkijken welke offertes verstuurd zijn is uiteraard mogelijk.
Contactgegevens offerte
Afhankelijk van de offerte kunnen er meerdere momenten zijn dat er over gesproken of gemaild is. Al deze momenten kunt u bij de offerte vastleggen zodat u dit later kunt teruglezen om te zien wat er zoal besproken is. Zowel de verzonden e-mail met de offerte, maar ook ontvangen e-mails kunt u eenvoudig vastleggen. Ontvangen e-mails sleept u naar het contactmoment waarna deze keurig vast ligt. Wilt u of een collega de mail bekijken dan is dat vanuit Zaalagenda altijd mogelijk.
Wanneer er meerdere offertes zijn gemaakt kunt u deze ook altijd terugkijken. Hierdoor ziet u precies wat er in de tijd allemaal gebeurt is met de offerte om te komen tot een reservering.
Online ondertekenen offerte
Een offerte ondertekend retour krijgen is nu eenvoudig gemaakt door het online laten tekenen van de offerte door uw klant. In de e-mail met de offerte neemt u eenvoudig de bevestigingslink op. Uw klant krijgt na het aanklikken de offerte in beeld en kan hier tekenen voor akkoord. Online ondertekenen maakt het voor u en uw klant makkelijker.
Zodra uw klant de offerte heeft ondertekend kan direct het getekende exemplaar worden uitgedraaid. Daarnaast ontvangt u als beheerder bericht dat de offerte akkoord is.
Vaste contracten
Wanneer u naast de eenmalige en periodieke reserveringen ook vaste huurders heeft dan is het beheren en facturen van deze vaste contracten een belangrijk onderdeel. In Zaalagenda kunt u de vaste contracten vastleggen met de verschillende betaalmomenten. Of de betaling per maand of kwartaal of anderszins is maakt niet uit. Per contract kunt u aangegeven wanneer en hoeveel er betaald dient te worden.
Bij de reserveringen kunt u aangeven dat deze bij een vast contract hoort. De kosten voor de zaalhuur worden dan niet meer apart in rekening gebracht. Worden er toch nog extra zaken afgenomen zoals catering en/of voorzieningen dan zullen deze keurig in beeld komen bij de facturatie.
De betaalmomenten van de vaste contracten komen op het gewenste moment in beeld om te factureren. Op deze manier is het beheren van vaste contracten een heel stuk eenvoudiger geworden.
Aanmaken proefaccount
U mag Zaalagenda 30 dagen gratis uitproberen. Wij bieden een online rondleiding aan door het systeem. Hierbij nemen wij uw situatie als uitganspunt en laten zien hoe Zaalagenda hiervoor ingericht kan worden.
Er zijn ook instructievideo’s waar met korte filmpjes toelichting wordt gegeven. Plan hier alvast uw online rondleiding.
