Stappenplan plannen met facturatie
Zalen plannen met facturatie
Wilt u zalen plannen en voor het gebruik van de zaal en overige zaken als consumptie en gebruik voorzieningen een factuur sturen? Dan kunt u deze stappenplan volgen voor het inrichten van Zaalagenda. De beschrijving is geschreven in de volgorde van te nemen handelingen. Bij sommige opties staan tips.
Wanneer u deze stappen volgt kunt u snel aan de slag met uw reserveringen. Bij de opties staat tussen haakjes het volledige pad naar de betreffende menu optie. U kunt het betreffende helpscherm makkelijk erbij vragen door op links bovenin op 
te drukken.
Wanneer u de eerste keer start is de module Facturatie nog niet actief. Ga eerst naar Modules toevoegen (Beheer). Vink Facturatie aan en sla dit op. Log uit Zaalagenda en log opnieuw in Zaalagenda. De module is nu actief en zichtbaar.
Voeg hier uw locatie toe.
Tip: Wilt u gebruik maken van de mogelijkheid e-mails te versturen naar de personen die reserveren vul dan bij e-mailadres beheerder het e-mailadres in waarmee de e-mail verstuurd dient te worden.
Wanneer u het gebruik van een zaal wilt factureren is een tarief nodig. Vaak zijn er verschillende soorten van tarieven bij een zaal van toepassing zoals per uur, per dagdeel en/of per dag. Deze eenheden zijn standaard al aanwezig in Zaalagenda. Heeft u echter een andere eenheid zoals bijvoorbeeld per nacht die u gebruikt dan dient u deze via deze menu optie toe te voegen.
Voeg hier uw zalen toe. Geef aan welke BTW code van toepassing. Is de BTW niet van toepassing geeft u Geen aan.
Voor het toevoegen van de tarieven gaat u naar het tabblad Tarieven. Voeg eerst de gewenste eenheid toe. Ga daarna naar het subtabblad Tarieven en voeg een regel toe. Vul hier een startdatum vanaf nu of in het verleden. Vul geen einddatum in. Geef het tarief.
Tip 1: Wilt u het mogelijk maken om aanvragen via de Zaalagenda app en/of eigen website te ontvangen? Vul dan ook de gegevens op tabblad bezoekersagenda/App in. De optie ‘Zaal zichtbaar voor relaties’ dient op ‘Zichtbaar’ te staan.
Tip 2: Heeft u zalen met een flexibele schuifwand? Maak dan gebruik van het opdelen van de zalen. Bekijk de helpoptie voor meer informatie.
Tip 3: Is een zaal in verschillende opstellingen te gebruiken? Leg de verschillende opstellingen dan vast bij tabblad Opstellingen.
Geef op het eerste tabblad aan of u met inclusief of exclusief BTW bedragen werkt. Heeft u tarieven zonder BTW dan kunt u dit overslaan. In dat geval maakt deze instelling niets uit. Selecteer bij de lay-out van de factuur uw eigen briefpapier (PDF formaat). Vul bij de e-mailinstellingen de juiste afzenders gegevens en controleer de tekst van de e-mail bij de factuur.
Een reservering is altijd gekoppeld aan een persoon.
Maak hier een aantal relaties aan. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Instantie en Persoon. Een instantie betreft een bedrijf, vereniging of stichting en heeft één of meer contactpersonen. Bij het maken van een reservering dient u altijd een (contact)persoon te selecteren. Relaties kunt u ook aanmaken op het moment dat u een reservering aan het aanmaken bent.
Wanneer u de relatie een factuur per e-mail wilt versturen treft u de instellingen hiervoor aan op het tabblad Factuurinstellingen. In het geval de relatie een apart e-mailadres heeft waar de factuur naartoe gestuurd dient te worden kunt u dit hier invullen.
Tip: Vul naam de naam in ieder geval het e-mailadres is. Deze wordt gebruikt voor het versturen van e-mail ter bevestiging van een reservering. Deze is ook van belang indien u de Zaalagenda App wilt gebruiken door uw relaties.
U kunt eenvoudig via de agenda een reservering toevoegen. Zoek de gewenste dag. Klik achter de betreffende zaal in de agenda en er wordt een nieuwe reservering aangemaakt. U kunt een datum selecteren door op de datum te klikken.
Klik in de agenda achter de gewenste zaal op de gewenste tijd. Er wordt nu een reservering aangemaakt. Hier dient u de onderstreepte gegevens in ieder geval te selecteren of in te vullen. Om de reservering voor facturatie in aanmerking te laten komen dient u een vink te plaatsen bij Factureerbaar. Wanneer de reservering wordt opgeslagen komt u op het tabblad Facturatie terecht. Hier kunt u aangeven welk tarief van toepassing is.
Tip: U kunt ook een bestaande reservering aanpassen en bekijken via de agenda. Klik op de betreffende reservering en alle gegevens komen naar voren.
Alle reserveringen vanaf vandaag zijn hier te vinden. Wilt u een reservering uit het verleden opzoeken dan dient u de optie Oude reserveringen te selecteren.
Wilt u bij een reservering vastleggen hoeveel en wat er aan consumptie nodig is? Voeg dan de artikelen toe die geconsumeerd kunnen worden.
Wilt u bij een reservering vastleggen welk voorzieningen nodig zijn zoals beamer, tv scherm, microfoon en dergelijke. Voeg deze dan hier toe. Raadpleeg de help hoe u dit het beste kunt invoeren.
U ziet hier standaard de reserveringen die zijn geweest en kenmerk factureerbaar hebben. Selecteer één of meerdere reserveringen van dezelfde relatie en het maken van de factuur begint. Doorloop de stappen en de factuur is klaar voor verzenden.
De aangemaakte en nog niet verzonden facturen staan klaar voor verzending. Zij hebben nog geen datum en factuurnummer. Selecteer de facturen en druk op versturen. De aangevinkte facturen worden verstuurd en zijn uiteraard voorzien van datum en factuurnummer.
Beheerder
Wilt u als beheerder snel kunnen zien via uw mobiel wat er beschikbaar is en welke reserveringen er staan? Doorloop dan onderstaande stappen:
- Ga naar Gebruikers (Bedrijfsinrichting)
- Selecteer jezelf en plaats een vink bij ‘gebruiker is ook personeelslid’
- Ga naar Personeelsfuncties (Personeelsplanning)
- Voeg een nieuwe functie ‘beheerder’ toe. Plaats bij de verschillende ‘Mag in de app…’ een vink
- Ga naar Personeel (Personeelsplanning).
- Selecteer jezelf en ga naar tabblad Functies.
- Rechts onderin op de toevoegbutton klikken en vervolgens ‘beheerder’ selecteren.
- Installeer de Zaalagenda App op de mobiel. De eerste keer in het inlogscherm het accountnaam invullen, uw e-mailadres en uw wachtwoord. De Zaalagenda App is klaar voor gebruik.
