De handleiding voor de applicatie

Inhoudsopgave

Algemeen

Algemene werking

Voor het maken van zaalreserveringen dienen er allereerst diverse basis gegevens ingevuld te worden. Wanneer u onderstaande stappenlijst doorloopt kunt u snel aan de gang met het vastleggen van de reserveringen. Stappenlijst:

  • Voer de locatie of locaties in waar de zalen te vinden zijn. Dit kunt u doen bij Bedrijfsinrichting-Locaties.
  • Voer de zalen in voor de te maken reserveringen. Dit kunt u doen bij Bedrijfsinrichting-Zalen.
  • Alle relaties met hun contactpersonen die een reservering mogen maken kunt via CRM-Relaties invoeren. U kunt deze later ook direct bij het reserveren invoeren.
  • De e-mailteksten op maat maken voor uw toepassing. U kunt de teksten aanpassen via Bedrijfsinrichting-Vaste instellingen.
  • Wanneer u feestdagen wilt uitsluiten van reserveringen dient u via Bedrijfsinrichting-Feestdagen de feestdagen aan te maken. U kunt de feestdagen in één keer door het systeem laten aanmaken en zelf hier eventuele bijzondere dagen aan toevoegen.

Reserveringen

Agenda

In de agenda ziet u alle reserveringen. U kunt hier reserveringen aanmaken, verplaatsen, maar ook de tijdsduur langer of korter maken. Een reservering aanpassen kan door hier op te klikken. Een nieuwe reservering toevoegen doet u door in de agenda op een ‘lege’ plek te dubbelklikken.

De weergave van de agenda is standaard 7 dagen. Weekenden en feestdagen worden middels een andere kleur weergegeven.

Weekagenda zaalagenda.nl

U kunt de agenda altijd verversen door op bovenin de agenda te klikken.

Wilt u inzoomen naar 1 dag dan kan dat door in de kalender op de betreffende dag te klikken. Door op het weeknummer te klikken krijgt u de weekagenda in beeld.

De dagagenda van de beheerder

Wilt u een afspraak verplaatsen of wijzigen? Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden aanwezig.

U kunt de afspraak verplaatsen door met de muis de afspraak aan te klikken en de linker muistoets ingedrukt houden en vervolgens de reservering naar een andere zaal of datum verschuiven. Bij het loslaten van de muistoets wordt de vraag gesteld of u de wijziging wilt doorvoeren.

Wilt u de afspraak wijzigen dan kunt u dit doen door dubbel te klikken op de afspraak. U krijgt nu de details van de afspraak te zien. Na het wijzigen dient u op de opslagbutton te drukken. Wilt u toch niets aanpassen dan dient u op de ongedaan button te klikken.

Wilt u de Zaalagenda in uw eigen Outlook agenda zien? Dat kan via een iCal link. Neem contact met ons op hoe dit in te stellen.

Aanvragen

Via de bezoekersagenda kunnen bezoekers van uw website een aanvraag indienen voor een reservering. Deze aanvraag komt terecht bij de Aanvragen. U kunt de aanvraag hier beoordelen. Elke aanvraag dient geaccepteerd of geweigerd te worden. Na acceptatie komt de aanvraag als een reservering in de agenda.

Aanvragen zaalagenda.nl

Bovenin het scherm ziet u de aanvragen staan. In bovenstaand voorbeeld zijn er nog 4 aanvragen te verwerken. U ziet direct de dag waar de aanvraag betrekking op heeft.
Wanneer de klant nog niet voorkomt in uw relatielijst kunt u deze direct toevoegen door op Button toevoegen klant te klikken. Op deze manier werkt u eenvoudig en snel uw relaties bij.

Wanneer onderin alle gegevens compleet zijn kunt u de aanvraag accepteren middels Akkoordbutton. Op dat moment vind er controle plaats of de aanvraag geen andere reserveringen overlapt. Wanneer er geen problemen zijn wordt de aanvraag in de agenda opgenomen als reservering. Daarnaast ontvangt de aanvrager een e-mail met daarin de bevestiging van de reservering indien u dit wenst. Na de bevestiging krijgt u de vraag of u de e-mail wilt verzenden. De tekst van de e-mail kan worden opgemaakt via de Vaste instellingen onder het kopje Bedrijfsinrichting.

Reserveringen

Alle toekomstige reserveringen vindt u hier terug. U kunt hier reserveringen aanmaken, wijzigen en verwijderen. Daarnaast kan een reservering worden gerepeteerd. De verschillende mogelijkheden zullen hieronder worden toegelicht.

Toevoegen reservering:
Middels de Toevoegbutton kan een nieuwe reserveringen worden aangemaakt.
Na het invullen van de gegevens waarbij de onderstreepte velden verplicht gevuld dienen te zijn kan de reservering worden opgeslagen. Dit wordt gedaan door op de opslagbutton te drukken . Er worden diverse controles gedaan zoals het aantal personen en de grootte van de zaal. Wanneer er overlap zou ontstaan kan de reservering niet worden opgeslagen.

Wijzigen reservering:
Door een reservering te selecteren kan deze gewijzigd worden. Wijzigen is niet meer mogelijk zodra de reservering is gefactureerd.

Verwijderen reservering:
Middels de Verwijderbutton kan een reservering worden verwijderd. Als de reservering onderdeel uitmaakt van een repetering zullen de repeterende reserveringen ook zichtbaar zijn. Middels selectie kan worden aangegeven welke reservering(en) verwijderd (geannuleerd) dienen te worden. Vervolgens wordt gevraagd of er een e-mail verstuurd dient te worden ter bevestiging van de annulering. Bij Ja wordt de e-mail aangemaakt en verstuurd. Bij Nee wordt er geen e-mail verstuurd. Bij Annuleren wordt het proces gestopt en zal er niets worden verwijderd.

Offerte maken:
Maakt u gebruik van de offertebeheermodule dan kunt u middels button_offertebeheer de offerte maken, bekijken en bewerken. Is de button groen dan is er nog geen offerte gemaakt. Rood gekleurd betekent dat er een offertetraject gestart is.

Reservering repeteren:
Wanneer een reservering vaker terugkeert (repeterend) dan klikt u bij de reservering op de button in de linker kantlijn. Hiermee kunt u de overige dagen selecteren. Indien een datum niet mogelijk is ziet u dit direct in beeld. Klik de gewenste dagen aan en geeft Ok en de repetering is een feit. U kunt een repetering ook naar een andere zaal uitvoeren als u dat wilt. Tevens kunt u aangeven of de catering en voorzieningen van de reservering ook bij de nieuwe reserveringen dient te worden overgenomen.

Aanpassen repeterende reservering:
Wanneer er van een repeterende afspraak iets wordt aangepast en deze aanpassing geldt ook voor alle repeterende afspraken dan is het mogelijk de wijziging in één keer door te voeren bij de andere reserveringen. Door bij de gewijzigde reservering in de linkerkantlijn op  te klikken komen alle repeterende afspraken in beeld. Hier kunnen de afspraken worden geselecteerd die gelijk gemaakt dienen te worden aan de gewijzigde reservering. Hierbij worden alle gegevens gelijk gemaakt. Alleen de datum van de reserveringen blijft ongewijzigd.

Reservering kopiëren naar een andere zaal
Heeft een boeking op één dag die in meerdere zalen plaatsvindt? Maak de eerste reservering aan. Klik vervolgens op de button  en kies welke andere zaal/zalen ook vastgelegd dient te worden. Op deze manier legt u snel alle zalen vast voor deze ene boeking.

Informatie reservering:
Wanneer u van de reservering wilt de relatiegegevens wilt weten dan kunt u op  drukken. De contactgegevens worden dan getoond.

Vrije ruimte zoeken:
Zoekt u een vrije ruimte dan kunt u op deze button drukken button_vrije_ruimte_zoeken. Door de voorkeuren in te vullen worden alle beschikbare zalen getoond.

Aanpassen boekingsnummer:
Elke reservering heeft een boekingsnummer. Bij een repetering kan deze hetzelfde zijn. In het geval het boekingsnummer hetzelfde is betekent dit dat de reserveringen bij elkaar horen. Het is mogelijk het boekingsnummer aan te passen. Zo kan een reservering los gekoppeld worden van een repetering door een nieuw nummer aan te maken. Dit doet u door op  te drukken bij het boekingsnummer. Het is ook mogelijk een reservering te koppelen aan een reeds bestaand boekingsnummer. Dit doet u door op  te drukken.

Toelichting bij de reservering:

  • Opstelling: Naast de zaal kunt u ook de opstelling selecteren. Opstellingen dienen bij de Bedrijfsinrichting-Zalen ingevuld te worden. Bij de reservering kunt u hier uit selecteren.
  • Tonen op display: Zaalagenda biedt de mogelijkheid om via NarrowcastingDisplay.nl een of meerdere monitoren te gebruiken als display. Bij de reservering kunt u opgeven of deze hier op getoond dient te worden.
  • Contactpersoon: Bij elke reservering dient een contactpersoon geselecteerd te worden. Heeft u een specifieke afspraak met een relatie dan kunt u dit bij de opmerkingen van de relatie invullen. Wanneer u een contactpersoon selecteert worden zowel de opmerkingen van de contactpersoon als van de instantie getoond. Een specifieke afspraak kunt u op deze manier niet ontgaan.
  • Factureerbaar: wanneer u reserveringen wilt facturen dan dient u hier het vinkje te plaatsen. Het tabblad Facturatie wordt dan actief zodat u het tarief van de zaal kunt selecteren. Daarnaast zorgt deze optie ervoor dat de reservering bij Facturatie-Aanmaken factuur zichtbaar wordt om te factureren.
  • Budget: wilt u wel bijhouden welke kosten zijn gemaakt, maar wordt hier geen factuur van gemaakt? De optie Budget is bedoeld voor werken met budgetten waarbij de kosten ten laste gaan van een budget. Via deze manier kunt u de kosten bijhouden zonder een factuur te maken. Er is een apart overzicht om de bedragen op te vragen welke op budget basis hebben plaatsgevonden.
  • Optie: wanneer de reservering nog niet definitief is kunt u aangeven dat het een optie betreft. In de lijst van Reserveringen wordt deze dan rood weergegeven. Hierdoor ziet u direct welke reserveringen nog niet definitief zijn. U kunt ook een vervaldatum invullen. Het is mogelijk alleen de opties te tonen waarvan de vervaldatum gepasseerd is. Dit doet u door op  te drukken en vervolgens Alleen vervallen opties te kiezen.
  • Aanbetaling: Het is mogelijk één of meer aanbetalingen vast te leggen bij een reservering. Plaats een vink bij ‘aanbetaling van toepassing’.  Het tabblad Aanbetalingen wordt actief. Hier kunt u de datum opgeven dat de aanbetalingsfactuur aangemaakt dient te worden met het percentage of het bedrag. De aanbetaling komt bij Aanmaken facturen naar voren zodra de datum is bereikt. U kunt deze hier selecteren en daarna versturen.
    Zodra de reservering is geweest kunt u de definitieve factuur opmaken. Hierbij worden de aanbetalingen automatisch meegenomen in de factuur zodat het te verrekenen bedrag overblijft.
  • Besloten bijeenkomst: Wanneer u besloten bijeenkomsten heeft kunt u dit bij de vaste instellingen aangeven. In dat geval zal er bij de reservering de mogelijkheid komen om aan te vinken dat de reservering een besloten bijeenkomst betreft. Bij de overzichten en in de agenda van de bezoekersagenda gelden aparte voorwaarden voor het weergeven van de besloten bijeenkomst.

Catering:

Middels toevoegen kunt u aangeven wat er aan catering gewenst is. Door de betreffende cateringsitems aan te vinken worden deze geselecteerd. het aantal wordt daarbij met 1 of het aantal opgegeven personen gevuld afhankelijk van de instelling bij het cateringsitem. Het aantal kan altijd aangepast worden. Het tijdstip is standaard de aanvangstijd van de reservering, maar dit kan aangepast worden. Wanneer voor meerdere cateringsitems de aantallen of tijd aangepast dient te worden kan dit eenvoudig met de button  worden gedaan.

Betreft het een arrangement dan is het mogelijk de samenstelling aan te passen als dat gewenst is.

Voorzieningen:

Via Toevoegen kunnen één of meer voorzieningen worden geselecteerd. U krijgt de agenda van de voorzieningen te zien. Wanneer u de Ctrl knop ingedrukt houdt kunt u meerdere voorzieningen tegelijkertijd selecteren. Selecteren gaat door op de naam van de voorziening te klikken.

Personeel:

Indien aangegeven bij de vaste instellingen is het mogelijk diensten vast te leggen bij een reservering. Middels het aangeven van de personeelsfunctie, aantal en tijden kunt u dit hier vastleggen. Is de reservering definitief (geen optie) dan zal bij de personeelsplanning de dienst worden getoond om in te plannen.

Facturatie:

Wanneer de vink bij Factureerbaar staat is dit tabblad actief. Indien er slechts één eenheid van toepassing is zal deze standaard geselecteerd worden. Zijn er meerdere eenheden mogelijk dan dient er uit de verschillende eenheden een keuze gemaakt te worden. Is er korting ingesteld bij de geselecteerde relatie dan wordt deze hier direct overgenomen. De korting is aanpasbaar.

Is een afwijkende prijs van toepassing dan kan dit aangegeven worden door Prijsafspraak aan te vinken. Het bedrag dat u invult betreft het aangepaste totaalbedrag.

Aanbetaling kan hier ook worden geselecteerd. Op dat moment dient op het tabblad Aanbetalingen aangegeven te worden wanneer de aanbetalingsfactuur aangemaakt dient te worden en welk bedrag van toepassing is. Aanbetalingen komen vanaf de ingestelde datum naar voren bij Aanmaken facturen. Wanneer naderhand de definitieve factuur wordt aangemaakt worden de aanbetalingen in mindering gebracht op de factuur. Dit gebeurt automatisch.

Dient de factuur naar de contactpersoon gestuurd te worden dan kunt u dit aangeven bij T.a.v.. Een specifieke referentie kan hier ook worden ingevuld. Deze komt automatisch op de factuur terecht.

Oude reserveringen

Alle oude reserveringen vindt u hier terug. Deze optie is om oude reserveringen te kunnen terug zien. Via deze optie kunt u ook een aanpassing maken bij een reservering die geweest is.
Wanneer u een reservering welke reeds gefactureerd is wilt aanpassen doet u dit door deze te crediteren via de factuur van deze reservering. Het factuurnummer staat op het tabblad Facturatie. Zoek de factuur op via Factuur uitdraaien en crediteer de factuur. Er staat nu bij de factuur aanmaak een creditfactuur klaar. Vervolgens kunt u de gegevens bij de reservering aanpassen. Wanneer u hiermee klaar bent kunt u via de factuur aanmaak een nieuwe factuur aanmaken.

Agenda voorzieningen

Via de agenda voorzieningen kunt u in één oog opslag zien welke voorzieningen gepland staan. Op deze manier heeft u zicht wanneer een bepaalde voorziening beschikbaar is.
Door op de reservering te klikken wordt deze direct geopend zodat u de betreffende gegevens kunt bekijken cq wijzigen.
agendavoorzieningen

Catering agenda

Deze agenda is speciaal voor de catering. Standaard wordt de lijst getoond van de huidige dag. Alle geplande cateringen staan op volgorde van tijd en zaal in de lijst. Het bijzondere van deze agenda is dat de lijst automatisch mee schuift naar beneden. Hierdoor wordt de geplande catering altijd getoond.
agenda_catering

Offertebeheer

Wanneer u gebruik maakt van de module offerte- en contractbeheer kunt u bij een reservering één of meerdere offertes aanmaken. De offerte is gekoppeld aan het boekingsnummer. Heeft u meerdere reserveringen die bij elkaar horen dan dient u ervoor te zorgen dat deze onder hetzelfde boekingsnummer worden aangemaakt (via de kopiëren reservering optie).
U treft een viertal tabbladen aan. Op het tabblad Offertes kunt u een offerte toevoegen en wijzigen. Klik op toevoegen en selecteer het gewenste sjabloon. vervolgens kunt u de offerte genereren button_offerte_genereren. De tekst wordt samengesteld.
U kunt de tekst geheel naar eigen inzicht aanpassen via button_offerte_wijzigen Op die manier kunt u de offerte geheel persoonlijk maken.
Middels previewbutton kunt u het eindresultaat bekijken.
Wilt u de offerte opnieuw genereren dan is dat mogelijk. U kunt ook een geheel nieuwe offerte toevoegen als u dat wilt.

De offerte kan vervolgens verstuurd worden naar de betreffende klant via button_verzenden_email

Op het tabblad Reserveringen ziet u op welke reserveringen de offerte betrekking heeft. U kunt het verloop van de offerte bijhouden op het tabblad Contactgegevens. Zo kunt u precies zien wat er zoal besproken is.

Wanneer de offerte wordt afgewezen of wordt omgezet tot een opdracht geeft u dit aan op het eerste tabblad. In het geval van een opdracht wordt bij alle reserveringen de optie status verwijderd. In het geval van afwijzing zal de vraag worden gesteld of u de reserveringen wilt verwijderen.

Partycatering

Partycatering agenda

Alle projecten worden in de partycatering agenda weergegeven. Hiermee zijn alle partycatering activiteiten in één oogopslag in beeld.

Projecten

Wanneer een projecttype is geselecteerd worden de projectonderdelen gekoppeld aan het project. Het is mogelijk een projecttype aan te passen. Wanneer er andere projectonderdelen aan gekoppeld zijn zullen alleen die worden getoond. Heeft u de projectonderdelen al ingevuld en u gaat wisselen dan zullen de gegevens bij de projectonderdelen die niet meer bij de nieuwe projecttype horen vervallen.

Voordat een offerte kan worden aangemaakt dienen alle gegevens ingevuld te zijn. De volgende mogelijkheden zijn aanwezig bij een project:

  • Project kopiëren
  • Projectonderdelen invullen
  • Reservering
  • Catering
  • Voorziening
  • Voertuigen
  • Personeel
  • Overige
  • Facturatie
  • Documenten

Project kopiëren:

Via  kunt u een bestaand project kopiëren. Alle gegevens worden dan meegenomen naar het nieuwe project.

Projectonderdelen invullen:

Via  kunt de projectonderdelen invullen. Zodra op deze knop klikt krijgt u de projectonderdelen te zien die specifiek bij dit project horen.

Reservering:

Wanneer het project plaatsvindt in een zaal van Zaalagenda dan kunt u hier de reservering van de zaal regelen. Wanneer de zaal vanuit de partycatering wordt vastgelegd kan de reservering alleen via deze weg worden aangepast. Wanneer u kijkt bij de Reserveringen dan ziet u dat er een vink staat bij Party catering.

Op die manier kan er ook vanuit een zaalreservering een project worden aangemaakt. Vink bij de reservering ‘party catering’ aan. Ga vervolgens naar Projecten en u vindt hier het project bij deze zaalreservering.

Catering:

Hier kunnen de catering worden benoemd zoals dat ook bij een zaalreservering kan.

Voorziening:

Hier kunnen de voorzieningen worden benoemd zoals dat ook bij een zaalreservering kan.

Voertuigen:

De voertuigen die nodig zijn bij het project kunnen hier ingepland worden. Hierbij dient ook de datum/tijd vanaf en t/m ingevuld te worden. Bij het toevoegen krijgt u direct de agenda van de voertuigen te zien zodat u ziet of het gewenste voertuig beschikbaar is. U selecteert een voertuig door deze aan te klikken en onderin op Ok te drukken. Standaard wordt de agenda geopend op de dag van het project. Uiteraard kunt u ook een andere dag selecteren.

Personeel:

Hier kunnen de verschillende gewenste personeelsvormen worden geselecteerd. Daarbij kan aangegeven worden hoeveel mensen hiervan nodig zijn en hoeveel uren per persoon. Indien de uurprijs afwijkend is kan dan aangegeven worden.

Overige:

Bij overige kunt u allerhande zaken toevoegen die niet onder één van de andere categorieën vallen.

Facturatie:

Bij de Facturatie ziet u een overzicht van de verschillende kosten. Hier kan korting worden opgegeven, maar ook de aanbetalingsregels worden vastgelegd. Indien aanbetaling van toepassing is kunt u aangeven hoe dit verdeeld is en wanneer deze gefactureerd moet worden. U kunt aangeven of het een vast bedrag is of een percentage van de projectprijs.

Documenten:

Bij de documenten kunnen alle interne documenten worden aangemaakt. Door op toevoegen te klikken kan er een sjabloon worden geselecteerd.

Voertuigen agenda

Voor een goed overzicht waar de voertuigen ingepland staan kan de voertuigen agenda worden opgeroepen. Hierin staan alle beschikbare voertuigen en staat de bij planning erbij.

Vaste instellingen Partycatering

Bij de vaste instellingen onder de Partycatering kunt u alle zaken vastleggen die nodig zijn. Allereerst zijn er de projectonderdelen. Aangezien er vele soorten van cateringsactiviteiten mogelijk zijn die elk andere eigenschappen hebben is het mogelijk om verschillende projecttypes te benoemen. Wanneer u een project gaat vastleggen dient er een projecttype aangegeven te worden. Bij een projecttype horen verschillende projectonderdelen. Er is gekozen voor een zeer flexibele opzet zodat u precies datgene kunt benoemen wat voor u van toepassing is. Het later uitbreiden en aanpassen is altijd mogelijk.

Projectonderdelen

Bij de projectonderdelen moet u denken aan zaken als bijvoorbeeld:

  • Aantal volwassenen
  • Aantal kinderen
  • Bezorgdatum
  • Plaats
  • Tijd aankomst medewerkers
  • Tijd aanvang evenement
  • Etc

U kunt elk gewenst projectonderdeel benoemen. Hiervoor geeft u een omschrijving. Daarnaast geeft u aan wat voor soort gegeven dit betreft. U kunt uit de onderstaande kiezen:

  • Datum
  • Tijd
  • Tekst
  • Getal
  • Opmerking
  • Keuzelijst

Alleen bij de keuzelijst geldt een bijzonderheid. U kunt hier aangeven waar uit gekozen kan worden. U kunt zelf definiëren wat er in de lijst komt te staan en hoe groot de lijst is.

Project types

Bij de projecttype kunt u de verschillende soorten van projecten benoemen waar de catering voor kan worden verzorgd. Per type kunt u aangeven welke projectonderdelen hierbij horen. Tevens geeft u middels een volgnummer aan in welke volgorde deze getoond dienen te worden.

Wanneer u een nieuw projecttype wilt aanmaken die veel lijkt op een bestaande dan kunt u heel eenvoudig een kopie maken. Dit kan door op de betreffende project type te gaan staan en dan op de kopiebutton te drukken.

U kunt de onderdelen selecteren door op  te drukken. U krijgt dan een selectiescherm. De volgorde van de projectonderdelen kunt u eenvoudig wijzigen door met de muis een onderdeel aan te klikken en de muis ingedrukt te houden en vervolgens het onderdeel naar de gewenste plek te slepen.

Voertuigen

Alle voertuigen die u kunt inzetten kunnen hier benoemd worden. Bij een voertuig kan aangeven worden welke rijbewijs nodig is. Daarnaast kan aangegeven worden wanneer het voertuig tijdelijk buiten gebruik is voor bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt. Zodra het voertuig definitief buiten gebruik wordt gesteld kunt u dit aangeven middels een vink.

Personeelsvormen

Bij de personeelsvormen kunt u de verschillende functies benoemen. Hierbij kunt u denken aan kok, bediening, manager etc. Bij elke personeelsvorm kunt het uurtarief aangeven.

Bij een project kan aangegeven worden welke personeelsvormen geleverd moeten worden. Daarnaast het aantal personen en de hoeveelheid uren dat zij ingezet dienen te worden. Bij een project kan het uurtarief worden aangepast.

Sjablonen

Bij de personeelsvormen kunt u de verschillende functies benoemen. Hierbij kunt u denken aan kok, bediening, manager etc. Bij elke personeelsvorm kunt het uurtarief aangeven.

Bij een project kan aangegeven worden welke personeelsvormen geleverd moeten worden. Daarnaast het aantal personen en de hoeveelheid uren dat zij ingezet dienen te worden. Bij een project kan het uurtarief worden aangepast.

Een sjabloon heeft een omschrijving. Wanneer u dit document wilt afdrukken in uw eigen huisstijl dan is dat mogelijk. Bij PDF achtergrond kunt u een PDF van uw briefpapier selecteren.

Bij de marges geeft u aan hoeveel witruimte u in mm wilt instellen.

Bij opmaak document kunt op  drukken om de opmaak te regelen. Klik hier als u meer weten over hoe een sjabloon is op te maken.

Facturatie

Aanmaken factuur

Alle reserveringen waar een vink is gezet bij Factureerbaar worden bij de factuur aanmaak getoond. Door de betreffende reservering(en) te selecteren en vervolgens op de bovenste button te klikken wordt de factuur aangemaakt. U kunt meerdere reserveringen selecteren mits deze van dezelfde relatie zijn.

Zodra u op de button heeft geklikt krijgt u een vervolgscherm. Hierin staan alle regels die op de factuur komen te staan. Wilt u hier regels toevoegen dan is dat mogelijk door op de toevoegbutton te klikken.
Het is ook mogelijk regels samen te voegen tot één regel. Wanneer de regels van hetzelfde onderwerp zijn, bijvoorbeeld ‘korting zalen’ dan kunt u deze tot één regel samenvoegen. De prijzen worden bij elkaar geteld. Selecteer de gewenste regels en klik op samenvoegen factuurregels. Op deze manier kunt u de factuur overzichtelijker maken.

De factuur wordt aangemaakt zodra op Ok wordt geklikt. Deze is dan nog niet verstuurd. De factuur heeft nu nog geen factuurdatum en -nummer. Het versturen van de factuur gebeurt via de optie Factuur uitdraaien. Dan krijgt de factuur een factuurdatum en -nummer. Zolang er nog geen datum en nummer is toegewezen aan de factuur kunt u de factuur nog aanpassen en zelfs ongedaan maken.

Uitdraaien facturen

Wanneer een factuur is aangemaakt dient deze nog verstuurd te worden. Elke factuur wordt in principe per e-mail verstuurd. Klik de facturen aan die u wilt verzenden. U kunt ook alle facturen in één keer selecteren door in de kopregel op het vierkantje te drukken. Na selectie dient u op de afdrukbuttonte drukken om de factuur te versturen.
Het is mogelijk voor het versturen de factuur te bekijken. Selecteer de gewenste factuur en druk op de button met vergrootglas.previewbutton
Zolang de factuur nog geen factuurdatum en -nummer heeft gekregen kan de factuur nog aangepast worden. Dit kan door op button_wijzigen te drukken.
Het is ook mogelijk een factuur die nog geen datum en nummer heeft te verwijderen zodat deze opnieuw aangemaakt dient te worden. Hiervoor dient op button_verwijder gedrukt te worden.

Wilt u een factuur crediteren dan is dit ook mogelijk. Zorg dat alle verzonden facturen zichtbaar zijn door gebruik te maken van het filter . Zoek de factuur op en selecteer deze. Druk vervolgens op . De factuur staat nu bij de factuuraanmaak als credit. De reserveringen die op de factuur stonden kunnen weer aangemaakt worden om vervolgens via de factuur aanmaak opnieuw (gecorrigeerd) op een nieuwe factuur terecht te komen.

Herinnering

Alle facturen die nog niet betaald zijn en voldoen aan het criterium die u bovenin het scherm kunt instellen worden getoond. U kunt ook alle facturen in één keer selecteren door in de kopregel op het vierkantje te drukken. Na selectie dient u op de afdrukbuttonte drukken om de herinneringen te versturen.

Aanmaning

Alle facturen die nog niet betaald zijn en voldoen aan het criterium die u bovenin het scherm kunt instellen worden getoond. U kunt ook alle facturen in één keer selecteren door in de kopregel op het vierkantje te drukken. Na selectie dient u op de afdrukbuttonte drukken om de aanmaningen te versturen.

Ingebrekestelling

Alle facturen die nog niet betaald zijn en voldoen aan het criterium die u bovenin het scherm kunt instellen worden getoond. U kunt ook alle facturen in één keer selecteren door in de kopregel op het vierkantje te drukken. Na selectie dient u op de afdrukbuttonte drukken om de ingebrekestellingen te versturen.

Inboeken factuur

Op de betaling van een factuur vast te leggen kunt u kiezen tussen Inboeken factuur en Inboeken klant. Via Inboeken factuur ziet u alle openstaande facturen. Selecteer de gewenste factuur en ga naar het tabblad Betalingen. Voeg een regel toe en geeft de datum en het bedrag. U kunt ook deelbetalingen vastleggen. Druk op de opslagbutton zodra u datum en bedrag heeft ingevuld.

Inboeken klant

Op de betaling van een factuur vast te leggen kunt u kiezen tussen Inboeken factuur en Inboeken klant. Via Inboeken klant ziet u alle relaties met daaronder de facturen. Selecteer de gewenste relatie en dan factuur en ga naar het tabblad Betalingen. Voeg een regel toe en geeft de datum en het bedrag. U kunt ook deelbetalingen vastleggen. Druk op de opslagbutton zodra u datum en bedrag heeft ingevuld.

Het verschil met Inboeken factuur is dat wanneer u ten onrechte een betaling heeft geboekt deze ongedaan kan maken via Inboeken klant. U dient dan de betaalregel te verwijderen. Via Inboeken factuur gaat dit niet. Hier worden alleen de openstaande facturen getoond.

Export boekhouding

Via deze optie kunt u een exportbestand aanmaken welke in de boekhouding ingelezen kan worden. Bij de factuurinstellingen dient op het tabblad Export boekhouding wel de benodigde grootboeknummers ingevuld te zijn. Deze worden namelijk in de export meegenomen. Tevens dient u hier aan te geven welk type export er gemaakt dient te worden. Er kan een keuze gemaakt worden uit Exact, King en Twinfield. Gebruikt u een ander boekhoudsysteem informeer dan naar de mogelijkheden. Veel boekhoudsystemen zoals bijvoorbeeld Cash maken gebruik van het Exact-formaat om in te lezen. De export betreft een bestand welke in uw boekhouding ingelezen kan worden. Lees voor de werking hiervan de gebruikshandleiding van uw boekhoudsysteem.

U kunt kiezen uit het aanmaken, terugdraaien en het opnieuw downloaden van een export. Wanneer de export wordt aangemaakt dient u aan te geven tot en met welke datum de facturen meegenomen dienen te worden. Alle facturen t/m deze datum die nog niet in een export zijn meegenomen komen in de nieuwe export terecht.

Factuurinstellingen

Hier treft u de factuurinstellingen aan. Hieronder treft u een toelichting per onderdeel.
Tabblad Instellingen:
Laatste factuurnummer: dit is het laatste factuurnummer dat aangemaakt is. Wilt u met een andere reeks beginnen dan kunt u hier het nummer aanpassen.
Minimumbedrag herinnering: Wanneer de niet betaalde factuur minder bedraagt dan het bedrag dat hier staat zal deze factuur niet getoond worden bij de herinneringen en aanmaningen.
BTW nummer: Hier kunt u uw eigen BTW nummer invullen.

U kunt ook gebruik maken van een krediettoeslag. Dit is een bedrag welke boven op de factuur komt. Wanneer de klant betaald binnen een bepaalde tijd mag de kredietbeperking eraf worden gehaald.
Bedrag incl of excl BTW: Hier geeft u aan of de prijzen die u heeft ingevoerd inclusief of exclusief BTW zijn. Bij de facturatie wordt hier rekening mee gehouden.

Heeft u meerdere locaties dan kunt de locatie ook op de factuur laten vermelden zodat uw klant weet over welke locatie gesproken wordt.

Tabblad Layout:
Er zijn vier soorten lay-outs (factuur, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling). U kunt meerdere lay-outs per type aanmaken waarbij slechts één de standaard kan zijn. U kunt per lay-out aangeven of het venster links of rechts zit. Daarnaast kunt u een sjabloon plaatsen. Maak een PDF aan waar van uw briefpapier en selecteer deze. Het sjabloon wordt gebruikt als de ‘achtergrond’ van de factuur.

Tabblad BTW:
Wanneer de BTW aangepast zou worden dient u een einddatum bij de huidige regel in te vullen en een nieuwe regel toe te voegen met de nieuwe percentages.

Tabblad Factuurteksten:
U kunt hier teksten voor de kop en de voet van de factuur etc invoeren.

Tabblad Vaste regels:
U kunt hier vaste regels benoemen die u in de factuur kunt opnemen. Dit zijn veel voorkomende regels die los worden toegevoegd. Een voorbeeld zou bijvoorbeeld schoonmaakkosten kunnen zijn.

Tabblad Mollie:
Wanneer u gebruik wilt maken van de betaaldienst Mollie dient u hier de API key in te vullen van uw Mollie account. Hiermee zorgt u ervoor dat de meegestuurde betaallink met uw Mollie account is verbonden.

Wanneer uw relatie via de betaallink gaat betalen zijn er 3 mogelijke toestanden die kunnen optreden. Een geslaagde betaling, een vertraagde betaling en een afgebroken betaling. U kunt uw relatie naar een eigen speciale pagina leiden wanneer deze optreden. Heeft u zelf geen pagina dan kunt u onderstaande url’s invullen.

Geslaagde betaling: https://www.zaalagenda.nl/geslaagde-betaling

Betaling vertraagd: https://www.zaalagenda.nl/vertraagde-betaling

Betaling afgebroken: https://www.zaalagenda.nl/afgebroken-betaling

 

Wanneer uw relatie via de betaallink betaalt ziet u in Zaalagenda direct dat de factuur als betaald staat. Door het aanbieden van de betaallink biedt u een extra service aan uw relaties waarmee betalen nog eenvoudiger en sneller kan.

Tabblad E-mail:
Hier geeft u aan welke naam en e-mailadres wordt gebruikt bij de e-mail met de factuur. De factuur wordt standaard verstuurd met als zichtbare afzendersadres ‘noreply@zaalagenda.nl’. Wanneer een reply wordt gedaan komt deze bij het opgegeven e-mailadres terecht. Het is mogelijk ook zichtbaar het ingestelde e-mailadres te zien in de e-mail. Hiervoor dient er een instelling op uw eigen domein te worden gedaan. De instructie hiervoor vindt u in deze handleiding bij Bedrijfsinrichting – Vaste gegevens en dan E-mail instellingen.

U kunt ook één of meerdere e-mailadressen opgeven waar een kopie naartoe gestuurd dient te worden. Dit kan bijvoorbeeld voor uw eigen administratie zijn. Ook facturen die ‘per post’ verstuurd worden zullen als kopie naar het ingestelde e-mailadres worden gestuurd. Een factuur gaat ‘per post’ wanneer bij de relatie is aangegeven dat deze niet per e-mail gaat of wanneer er geen e-mailadres bekend is bij de relatie.

Het is mogelijk de factuur naar de relatie te sturen, maar in het geval de factuur via een centrale financiële afdeling gaat kunt u ook instellen dat de factuur standaard naar een bepaald e-mailadres dient te gaan.

De e-mail die verstuurd wordt kunt u qua tekst opmaken button_verzenden_email op het tabblad Sjablonen. Klik hier als u meer weten over hoe een sjabloon is op te maken.

U kunt ook uw eigen logo opnemen in het sjabloon. Plaats uw logo via Bedrijfsinrichting – Vaste instellingen Tabblad Logo. Vervolgens kunt u dit logo gebruiken in het sjabloon door een afbeelding toe te voegen en daarin de volgende url op te nemen: https://”accountnaam”.zaalagenda.nl/zaalagenda/images/”accountnaam”/logo.png

Tabblad Proforma:
Het is mogelijk een proforma aan te maken bij een reservering. Via deze optie kunt u het briefpapier selecteren. Daarnaast kunt u de tekst van de proforma zelf opmaken. Hierbij kunt u gebruik maken van samenvoegvelden. Deze kunt u selecteren via feestdagbutton

Tabblad Export boekhouding:
Wanneer u gebruik wilt maken van de export voor de boekhouding dient u hier de verschillende grootboeknummers in te voeren. Bij het aanmaken van de export worden deze grootboeknummers meegestuurd. Tevens geeft u aan in welk formaat de export opgemaakt dient te worden. Hierbij kunt u kiezen uit Exact, King of Twinfield. De export betreft een bestand welke in uw boekhouding ingelezen kan worden. Lees voor de werking hiervan de gebruikshandleiding van uw boekhoudsysteem.

Personeelsplanning

Afwezigheidregistratie

Alle vormen van afwezigheid kunnen via deze optie worden vastgelegd. Of het nu gaat om verlof, buiten gewoon verlof of ziekte. Hier kunt u snel en eenvoudig de afwezigheid vastleggen.

In het geval de afwezigheid ziekte is hoeft er geen einddatum ingevoerd te worden. is de betreffende medewerker ingepland dan zal de ingevulde dienst weer vrijkomen om opnieuw ingepland te worden. Bij de vaste instellingen kan worden aangegeven hoe ver in de toekomst een geplande dienst uitgepland dient te worden bij ziekte. Stel dat u bij de vaste instellingen 2 dagen in de toekomst uitplannen heeft staan. In dat geval wordt de zieke medewerker morgen en overmorgen uitgepland. Het uitplannen wordt elke ochtend automatisch uitgevoerd.

Betreft de afwezigheid een andere vorm dan ziekte dan dient er ook een einddatum opgegeven te worden. In het geval er bij de vaste instellingen aangegeven staat dat de afwezigheid ‘werkuren’ betreft wordt het aantal uur van de afwezigheid opgeteld bij de geplande en gemaakte uren van die week en maand.

Diensten

Bij de diensten kunt u de diensten per dag vaststellen. In het scherm ziet u bovenin de reserveringen van de geselecteerde locatie. Daarnaast worden ook de projecten van de partycatering weergegeven. Alleen de reserveringen die geen optie zijn worden getoond. Bij de projecten worden alleen de opdrachten getoond.
Onderin het scherm staat per personeelsfunctie wat er aan diensten is gepland. Wilt u een standaarddienst toepassen dan kan dat door links een standaarddienst te selecteren. U kunt diensten toevoegen door op de regel van de functie te dubbelklikken. Op die manier wordt een een dienst aangemaakt. Bij de dienst kunt u aangeven van hoe laat tot hoe laat en hoeveel mensen nodig zijn.
Een dienst verwijderen kan ook indien deze vanuit het dienstenscherm is toegevoegd. Diensten die zijn aangemaakt bij de reservering of project kunnen hier niet verwijderd worden.

Bij de dienst staat hoeveel mensen er nodig zijn en hoeveel er reeds ingepland zijn. Wordt de dienst rood weergegeven dan is deze nog volledig ingepland. Groen betekent dat deze dienst gepland is met personeel.

Planning

Hier kunt u uw personeel plannen op de vastgestelde diensten. In het scherm ziet u bovenin de reserveringen van de geselecteerde locatie. Daarnaast worden ook de projecten van de partycatering weergegeven. Onderin het scherm staat per personeelsfunctie wat er aan diensten is gepland.

Bij de dienst staat hoeveel mensen er nodig zijn en hoeveel er reeds ingepland zijn. Wordt de dienst rood weergegeven dan is deze nog volledig ingepland. Groen betekent dat deze dienst gepland is met personeel. Het inplannen van personeel gaat eenvoudig door op de gewenste dienst te dubbelklikken. Er verschijnt een scherm waarin de personeelsleden worden getoond die de dienst kunnen uitvoeren. Daarbij wordt hun beschikbaarheid getoond en wordt ook getoond hoeveel uur zij die week en die maand reeds ingepland staan.

Inzet

Via deze optie ziet u alle personeelsleden met hun planning. Door een vink te plaatsen bij ‘Beschikbaarheid tonen’kan naast de planning ook de beschikbaarheid worden getoond. Alleen beschikbaarheid vanaf vandaag wordt getoond. Kijkt u terug in de agenda zal de beschikbaarheid niet getoond worden.

In het geval een medewerker is ingepland is aan de kleur ook te zien of deze de planning in de Zaalagenda app heeft ‘gezien’. In het geval ingepland en nog niet ‘gezien’ is deze geel. Ingepland en ‘gezien’wordt blauw weergegeven.

In het geval er een afwezigheid is vastgelegd bij de medewerker zal dit ook zichtbaar zijn met de reden van de afwezigheid. Staat er geen balk achter een medewerker dan betekent dit dat de betreffende medewerker niet gepland en niet beschikbaar is.

Urenregistratie

Het vastleggen van de daadwerkelijk gemaakte uren behoort tot de module ‘Personeel contractbeheer en urenregistratie’. Alle geplande uren die nog geaccordeerd zijn worden getoond. Zijn de uren conform de planning gemaakt dan kunt u deze aanvinken en goedkeuren. U kunt in één keer alle regels aanvinken. Door op de Button akkoord te klikken worden de gemarkeerde uren goedgekeurd.

Het kan zijn dat een medewerker de geplande dienst heeft uitgevoerd met een grotere pauze tussendoor. Bijvoorbeeld een dienst van de hele dag waarbij alleen in de ochtend en namiddag is gewerkt. Een dienst kan hiervoor worden opgedeeld in twee diensten middels Button dienst splitsen. De betreffende dienst wordt dan opgedeeld in 2 diensten waarbij de feitelijke uren kunnen worden vastgelegd.

Wijken de gemaakte uren af van de geplande dan kan onderin het scherm de daadwerkelijk uren worden opgegeven.

De pauze voor de lunch en diner worden automatisch gevuld op basis van de ingevoerde tijden. Mocht een pauze langer of korter hebben geduurd kunt u dit na het invullen de van de tijden aanpassen.

Standaarddiensten

U kunt zelf standaarddiensten benoemen. U dient deze zelf een omschrijving te geven. Daarnaast is een standaarddienst gekoppeld aan een locatie en heeft een ingangsdatum.
Bij de tijden kunt u per dag aangeven welke functie gewenst is met het aantal en de tijden. De vinkjes voor lunch en diner zijn er om aan te geven of hiervoor pauze gerekend wordt tijdens de dienst. Dit is voor de urenregistratie van belang.

Heeft u de diensten voor een dag bepaald en zijn deze hetzelfde voor de andere dagen dan kunt u deze eenvoudig kopiëren middels de button

Personeel

Alle personeelsleden kunt u hier toevoegen. Afhankelijk of u gebruik maakt van de ‘Personeel contractbeheer en urenregistratie’ module worden een aantal tabbladen zichtbaar bij een personeelslid. Maakt u gebruik van de module dan treft u ook een tabblad Contract, Correcties en Afwezigheid aan.

Bij het invoeren van een personeelslid is van belang de naam en het e-mailadres in te vullen. Met behulp van het e-mailadres kan uw personeelslid inloggen en zijn/haar beschikbaarheid bijhouden via de bezoekersagenda of via de Zaalagenda App. Hierdoor heeft u altijd actuele gegevens beschikbaar.

De eerste keer dient uw personeelslid via ‘wachtwoord vergeten’ zijn/haar wachtwoord op te vragen via de bezoekersagenda welke is gekoppeld aan het e-mailadres. Na het inloggen kan het wachtwoord worden aangepast.

Uw personeel kan inloggen door via de website door te gaan naar “accountnaam”.zaalagenda.nl/menu. Er verschijnt het volgende menu. Via de Zaalagenda App kan ook de beschikbaarheid en planning worden bekeken. Voordeel van de Zaalagenda App is dat slechts bij de installatie de persoonlijke gegevens e-mailadres en wachtwoord opgegeven hoeven te worden.

Mobielmenu

Tabblad Foto:
Hier kan een foto van de medewerker worden geplaatst. Selecteer Upload button. Kies vervolgens . De verkenner verschijnt en de foto kan worden geselecteerd. Afronden met de button ‘Uploaden’ en de foto is geplaatst.

Tabblad Functies:
U kunt hier aangeven welke functie of functies het personeelslid heeft. Het selecteren van de functie(s) gaat via .

Tabblad Locaties:
Wanneer u meerdere locaties beheerd is het van belang te weten op welke locatie(s) een personeelslid inzetbaar is. Hier kunt u de locatie(s) selecteren waar de medewerker inzetbaar is. Het selecteren gaat via .

Tabblad Contract:
Deze optie is alleen zichtbaar indien gebruik wordt gemaakt van de module ‘Personeel contractbeheer en urenregistratie’.
Hier kan vastgelegd worden wat voor soort contract de medewerker heeft. Er kan altijd maar één contract actief zijn. Verandert er iets qua contract dan kan er een nieuwe worden toegevoegd. Bij een contract geldt:
* soort contract: keuze uit vast, 0-uren of min/max
* recht op verlofuren: hiermee kunt u aangeven of er verlofuren van toepassing zijn en indien van toepassing dient u bij ‘aantal verlofuren per jaar’ aan te geven hoeveel dit betreft. Het saldo wordt nu bijgehouden en geldt voor het gehele jaar. Komt iemand in de loop van het jaar in dienst dan dient er bij Correcties een correctie op de verlofuren te worden toegevoegd.
* minimaal uren per week: indien vast of min/max dient het aantal uren ingevuld te worden. Voor een vast contract betreft dit het aantal uren volgens contract.
* maximaal uren per week: deze kan alleen ingevuld worden bij een min/max contract.

Tabblad Correcties:
Deze optie is alleen zichtbaar indien gebruik wordt gemaakt van de module ‘Personeel contractbeheer en urenregistratie’.
Hier kunnen correcties op het verlof en plus/min uren worden vastgelegd. Eenmaal toegevoegd kunnen deze iet meer aangepast of verwijderd worden. Foutieve invoer wordt gecorrigeerd met een nieuwe regel toevoegen.

Tabblad Afwezigheid:
Deze optie is alleen zichtbaar indien gebruik wordt gemaakt van de module ‘Personeel contractbeheer en urenregistratie’.
Hier is per jaar zichtbaar welke afwezigheden er zijn geweest.

Tabblad Beschikbaarheidsrooster:
Vaak is iemand op bepaalde dagen beschikbaar voor het werk. Hier kan een rooster worden vastgelegd met de dagen dat iemand beschikbaar is. Op basis hiervan worden de dagen getoond als zijnde beschikbaar, deels beschikbaar of niet beschikbaar. De medewerker kan per dag dit zelf aanpassen via de Zaalagenda App indien dit is vrijgegeven.

Tabblad Beschikbaarheid:
Hier kan per dag precies worden aangegeven wat de feitelijke beschikbaarheid is. Wanneer een bepaalde dag anders is dan het standaard rooster kan dat worden opgegeven. Het personeelslid kan dit zelf via de mobiel bijhouden en bijwerken.

Tabblad Standaarddiensten:
Hier kunt u aangeven op welke standaarddiensten het personeelslid normaal draait. Wanneer bij het inplannen van de diensten het standaardrooster wordt geselecteerd is het personeelslid ook direct ingepland indien dit hier aangegeven is.

 

Personeelsfuncties

De verschillende personeelsfuncties dienen hier benoemd te worden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan bediening, receptie, beheerder en kok. Wanneer het van belang is dat het personeelslid de gegevens van een reservering via de tablet of app kan inzien dient er een vink geplaatst te worden bij ‘Mag in de App reserveringen inzien’. Wanneer dit ingesteld staat zal de medewerker in de Zaalagenda App een menu optie Reserveringen aantreffen. Hier staan de reserveringen. Door deze aan te klikken komen alle bijzonderheden in beeld. Zaken als aantal personen, opstelling, opmerkingen, maar ook de catering en de voorzieningen bij deze reservering worden getoond.

Voor de partycatering zijn de instellingen vanaf uurtarief van toepassing.

Aanwezig tijdens evenement/reservering: Bij de partycatering kan opgegeven worden bij een project welke personeelsfunctie en

Vaste instellingen Personeelsplanning

Hier treft u de instellingen aan die betrekking hebben op het personele deel in Zaalagenda.
Tabblad Instellingen:
Per optie zal een korte toelichting worden gegeven.
Plannen van diensten bij optie/offertes: Wanneer u bij een reservering diensten heeft aangegeven worden deze standaard pas zichtbaar om in te plannen wanneer de reservering definitief is. Wilt u de dienst toch alvast inplannen wanneer de reservering nog in optie staat en/of nog in offerte stadium verkeert dan zet u hier een vink.
Volledig dienstverband: U kunt hier aangeven uit hoeveel uur een volledige werkweek bestaat in uw bedrijf of instelling.
Zieken uitplannen tot: Is uw medewerker ziek en is nog niet bekend wanneer hij/zij hersteld is dan is deze instelling van groot belang voor de planning. Elke ochtend vroeg wordt automatisch bepaald of de dienst ingepland blijft staan voor een zieke medewerker. Is de betreffende medewerker ingepland op een dienst dan zorgt deze instelling ervoor dat hij/zij van de dienst wordt gehaald om opnieuw gepland te worden. Vult u bijvoorbeeld 2 dagen in dan worden alle geplande diensten van morgen en overmorgen vrijgegeven bij een zieke medewerker.
Lunch en diner: door deze aan te vinken wordt er rekening gehouden met een pauze bij lunch en diner bij het plannen en bij de feitelijke urenregistratie. De in te vullen tijden zorgen ervoor dat bij het maken van een dienst er automatisch lunch en/of diner wordt toegepast.
Inklokken: Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een apparaat voor het inklokken welke gekoppeld is met Zaalagenda worden deze instellingen gebruikt om de feitelijke uren te bepalen. Staat er ingesteld 15 minuten dan betekent dit dat bij het inklokken om 9:50 en een dienst die om 10:00 uur begint de feitelijke tijd op 10:00 uur wordt gezet.

Tabblad Personeelsonderdelen:
Personeelsonderdelen zijn vrij in te voeren zaken welke bij een personeelslid vastgelegd kunnen worden. Hierbij kunt u denken aan een broek, schoenen, schort, shirt of overhemd. Voor elk onderdeel kunt u aangeven wat voor soort het betreft (datum, tijd, tekst, getal, opmerking of keuzelijst). In het geval het een keuzelijst betreft kunt u aangeven waar uit gekozen kan worden.
Reikt u bijvoorbeeld een shirt, broek en schoenen uit aan een kok dan legt u deze onderdelen vast. Zo kunt u bijvoorbeeld bij een shirt aangeven dat het een keuzelijst betreft met de volgende afmetingen S;M;L;XL;XXL.

De personeelsonderdelen worden bij een personeelsfunctie geselecteerd zodat deze bij een personeelslid ingevuld kunnen worden. Op die manier kunt per medewerker specifieke zaken vastleggen.

Tabblad Afwezigheden:
Hier kunt u definiëren welke afwezigheden u wilt onderscheiden. Per afwezigheidscode kunt u aangeven of deze te maken heeft met verlof, werkuren en/of ziekte.
Verlof: afwezigheidscodes met kenmerk verlof worden bij het saldo van het verlof meegerekend.
Werkuren: wanneer deze aangevinkt staat worden de uren meegerekend bij het aantal geplande en gewerkte uren. Met name bij het bepalen of iemand voldoende uren gepland en gewerkt heeft conform contract is dit van belang.
Ziekte: wanneer de afwezigheid dit kenmerk heeft hoeft er bij het opgeven van de afwezigheid geen einddatum ingevuld te worden.

Voor een afwezigheid zoals verlof dient een vink geplaatst te worden bij ‘Verlof’ voor het beheren van het saldo en bij ‘Werkuren’ zodat de verlofuren mee worden gerekend bij het aantal gewerkte uren.

Tabblad Toeslagen:
Hier kunt u opgeven welke toeslagen gelden en voor welke functie(s). De toeslagen worden per dag vastgelegd. Bij elke regel dient één of meer personeelsfuncties geselecteerd te worden.

Bedrijfsinrichting

Locaties

Hier vult u de locaties in waar uw zalen te vinden zijn. U dient hier minimaal één locatie op te geven. Bij elke zaal dient opgegeven te worden in welke locatie de zaal zich bevindt.

locaties

U kunt hier een locatie toevoegen door op de te klikken. Vul vervolgens minimaal de naam van de locatie in en druk vervolgens op de .

U kunt een locatie met alle zalen buiten gebruik stellen in een bepaalde periode. Geef de periode op en gedurende deze periode kunnen er geen reserveringen worden vastgelegd op deze locatie.

Zalen

Bij de zalen geeft u uw zalen op.

zalen1

Per op te geven onderdeel wordt hieronder een toelichting gegeven.

Naam:
Hier vult u de naam van uw zaal in.

Locatie:
Selecteer de locatie van de zaal.

Max. aantal personen:
Vul hier het aantal personen in dat maximaal in de zaal kan. Wanneer een bezoeker via de bezoekersagenda een aanvraag indient dient hij/zij op te geven hoeveel personen bij de reservering zijn. Alleen die zalen die hieraan voldoen kunnen dan geselecteerd worden.

Kleur in agenda:
Hier kunt u de kleur van de zaal instellen zoals deze getoond wordt in de agenda en in de bezoekersagenda voor uw website bezoekers.

Buiten gebruik van:
Wanneer een zaal gedurende een periode niet te gebruiken is, zoals bijvoorbeeld tijdens een vakantie dan kan hier de periode worden ingevuld. Gedurende deze periode kan er geen aanvraag en reservering worden aangemaakt op deze zaal.

Zichtbaarheid bezoekersagenda:
U kunt hier aangeven of de zaal via de bezoekersagenda zichtbaar mag zijn. Indien zichtbaar kan er een aanvraag voor deze zaal worden gedaan.

Zaalinformatie:
Hier kunt u een tekst invoeren om de zaal te promoten. Deze tekst wordt in de bezoekersagenda getoond bij de zaal.

Afbeelding:
Door op de afbeelding te klikken kunt u een foto van de zaal toevoegen. Deze wordt in de bezoekersagenda getoond.

Tab Opstellingen:
U kunt hier de verschillende opstellingen die beschikbaar zijn in de zaal opgegeven. Bij elke opstelling dient het maximum aantal personen opgegeven te worden.

Tab Opdeling:
Heeft u een zaal waar een schuifwand in zit en dus is op te delen dan kunt u dat hier aangeven. Een zaal die in twee delen is te verdelen dient als volgt in Zaalagenda vastgelegd te worden. Er dienen 3 zalen aangemaakt te worden. De gehele zaal en de twee deelzalen. Bij de gehele zaal wordt op dit tabblad de twee deelzalen geselecteerd. Hiermee weet Zaalagenda dat deze zalen onderdeel vormen van de hoofdzaal en zal hier rekening mee houden bij de planning.

Tab Tarieven:
U kunt hier de verschillende tarieven vastleggen van de zaal. Wanneer u gebruik maakt van uurtarieven dan heeft de keuze uit 3 soorten uurtarieven.
Normale uurtarief:
De eerste is het ‘normale’ uurtarief. Elk uur kost evenveel.
Gedifferentieerde uurtarief:
Het tweede tarief is het gedifferentieerde tarief. Hiervan is sprake wanneer u een uurtarief heeft waarbij het bedrag afhankelijk is van de tijd van de dag. Wanneer het bijvoorbeeld in de ochtend goedkoper is dan in de middag dan kunt u deze gebruiken. Zaalagenda rekent automatisch het juiste bedrag uit bij de reservering.
Opvolgend uurtarief:
Bij een opvolgend uurtarief kunt u aangeven wat voor tarief er geldt naar mate de reservering langer duurt. Geldt bijvoorbeeld dat het eerste uur 10,= kost en elk uur daarna 7,50 dan kunt u dit via opvolgend aangeven. Vanaf tijdstip 00:00 tot 01:00 geldt 10,= en van 01:00 tot 23:00 geldt dan 7,50. Uiteraard kunt een verdere opdeling ook toepassen als dat gewenst is.

Tab Buiten gebruik:
Als de zaal een tijdje buiten gebruik is vanwege bijvoorbeeld een verbouwing dan kunt u dit hier aangeven. In die periode kan er dan geen reservering worden vastgelegd.

Tab Openingstijden:
Wanneer de zaal afwijkende openingstijden heeft ten opzichte van de locatie dan kunt u dat hier opgeven. De openingstijden dienen uiteraard altijd binnen de openingstijden van de locatie te liggen.

Catering

Bij de catering kunt u alle cateringsitems opgeven. De omschrijving is verplicht. Bij de factuurinstellingen staat of de prijs inclusief of exclusief BTW is.
Is de catering niet meer van toepassing dan kunt u deze buiten gebruik stellen door de datum op te geven.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen ‘consumptie’ en ‘non-consumptie’. Standaard zal een cateringsitem van het soort ‘consumptie’ zijn. Heeft u echter ook cateringsitems zoals warmhoudplaten en dergelijke dan vallen deze onder ‘non-consumptie’. Op deze manier kunt u onderscheid maken.

Standaard staat de instelling ‘Aantal op basis van’ op handmatig. Dit betekent dat bij het selecteren er altijd 1 staat wat vervolgens aangepast kan worden. Als ingesteld staat ‘aantal personen’ dan wordt bij het selecteren van de catering bij een reservering, maar ook via de bezoekersagenda bij een aanvraag het aantal afgevuld met het aantal personen dat aangegeven is bij de aanvraag/reservering.

Middels de instelling ‘Tonen in de bezoekersagenda’ kunt u bepalen of bij een aanvraag dit item getoond en dus geselecteerd mag worden.

U kunt ook een productbeschrijving invullen. Deze is bestemd voor de offertes en de bevestigingen.

Het is mogelijk om arrangementen samen te stellen. Een arrangement heeft een prijs en bestaat uit verschillende cateringsitems. op het tabblad Arrangement kunt u aangeven uit welke cateringsitems het arrangement uit bestaat en hoeveel erin zitten.

Wilt u in de boekhouding de catering specifiek bijhouden dan kunt u per locatie een grootboeknummer opgeven.

Voorzieningen

Bij de voorzieningen geeft u alle voorzieningen op. Bij de groep geeft u de naam van de voorziening. Bijvoorbeeld beamer. Daarnaast dient u aan te geven of het type individueel of collectief is. Er is sprake van individueel wanneer het vastleggen per stuk plaatsvindt zoals bij een beamer het geval is. Bij collectief wordt bij het reserveren aangegeven hoeveel stuks er nodig zijn. In het geval van bijvoorbeeld stoelen is sprake van collectief.

Op het tabblad Items geeft u aan welke er zijn. Heeft u bijvoorbeeld 3 beamers dan dient u drie regels aan te maken. Het kenmerk is bijvoorbeeld het merk van de beamer. Zijn deze gelijk dan kunt u ook een ander kenmerk opgeven. Is de betreffende voorziening niet meer te gebruiken dan kunt u de datum buiten gebruik invullen. betreft het een collectieve voorziening zoals stoelen dan geeft u bij de items bijvoorbeeld aan ‘Rood’ met een aantal van 150 stuks. hiermee geeft u aan dat er 150 rode stolen beschikbaar zijn. Bij het reserveren kunt u nooit meer dan het opgegeven aantal tegelijkertijd vastleggen.

Op het tabblad Tarieven kunt u een regel met het tarief aanmaken. U kunt hier verschillende soorten eenheden aanmaken. De eenheden dienen bij de optie Bedrijfsinrichting – Eenheden te worden aangemaakt. Per eenheid kunt u een tarief vaststellen.

Eenheden

Wanneer u gebruik maakt van de facturatie kunt u verschillende soorten van tarieven invoeren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van eenheden. U kunt zaken als ‘per dagdeel’, ‘per uur’ etc aanmaken. Bij het aanmaken van de tarieven kunt u uit deze eenheden selecteren.

Reserveringssoorten

Wanneer u wilt bijhouden wat voor soort reservering het betreft kunt u hier de verschillende soorten benoemen. Zo kunt u denken aan bijvoorbeeld ‘vergadering’, ‘bruiloft’ etc. U bepaalt zelf de soorten. Het is niet verplicht deze te gebruiken.

U kunt bij een reserveringssoort ook aangeven welke voorziening hier standaard bij geselecteerd dient te worden. U hoeft dan bij de reservering slechts de reserveringssoort te selecteren en de standaard zaken zoals bijvoorbeeld beamer, stoelen en dergelijke worden automatisch toegevoegd aan de reservering. Uiteraard dient de voorziening wel beschikbaar te zijn.

Kiest u een voorziening van het type collectief dan kunt u aangeven hoeveel items per x gasten gewenst is. Laat u de waarde op 0 staan zal er standaard 1 worden toegevoegd bij een reservering. Wilt u bijvoorbeeld één sta-tafel per 6 gasten dan vult u de waarde 6 in. Heeft u bijvoorbeeld 15 gasten dan zullen er 3 sta-tafels worden vastgelegd.

Feestdagen

Wanneer u op feestdagen geen afspraken wenst vast te leggen kunt u deze via feestdagen instellen.

feestdagen

Onder in de linkerkantlijn treft u een button waarmee u in één keer alle standaard feestdagen van een jaar kunt aanmaken. Uiteraard kunt u hier feestdagen aan toevoegen of verwijderen.

Het is ook mogelijk een periode in één keer op te geven. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld vakantieperioden. Hiervoor dient u op  te drukken.

Feestdagen worden in de agenda op dezelfde manier als een weekend weergegeven.

Tijdvakken

Maakt u gebruik van vaste tijdstippen dan kunt u voor het gemak hier letters benoemen om bi het vastleggen van de afspraak snel de tijden toe te voegen. Zo kunt u bijvoorbeeld voor de ochtend een ‘O’ gebruiken en hier 9:00 tot 12:00 invullen. U bent vrij bij het benoemen van de letters en de tijden.

Displays

U kunt de actuele reserveringen op monitor (display) tonen. Hiervoor is NarrowcastingDisplay.nl. Wanneer u hiervan gebruik maakt kunt u alle mogelijke aankondigingen zoals de actuele reserveringen uit Zaalagenda. U heeft bij NarrowcastingDisplay.nl een account nodig. Om de reserveringen uit Zaalagenda te kunnen tonen heeft u de gegevens nodig die bij de optie Display staan. Wanneer u deze gegevens invult bij NarrowcastingDisplay.nl ontvangt u ook korting op de abonnementskosten van NarrowcastingDisplay.nl.
Ook NarrowcastingDisplay.nl werkt volledig online. Het werkt het beste met een monitor aangesloten op een PC, maar ook een monitor aangesloten op een Minix mediaspeler werkt goed. Wanneer u geen animaties of filmpjes wilt tonen op de display is het mogelijk om een smart TV te gebruiken.
U kunt meerdere displays aanmaken. Wanneer u meerdere monitoren heeft is het mogelijk elke monitor met hetzelfde te voorzien, maar u kunt ook elke monitor specifieke informatie laten weergeven. Standaard worden de reserveringen getoond waarbij aangeven is dat deze op de display getoond mogen worden.

NarrowCastingDisplay

Voor het weergeven van de actuele reserveringen op een monitor kunt u gebruik maken van NarrowcastingDisplay.nl. Wanneer u een account heeft aangemaakt bij NarrowcastingDisplay.nl kunt u gebruik maken van de Plugin Zaalagenda. U dient hier de gegevens in te vullen die bij de optie Bedrijfsinrichting – NarrowCastingDisplay worden getoond. Wanneer deze zijn ingevuld ontvangt u bovendien een korting op de abonnementsprijs van NarrowcastingDisplay.nl.

 

Gebruikers

U kunt via deze optie diverse gebruikers benoemen die in Zaalagenda mogen komen. Van belang is vooraf verschillende functies te benoemen en per functie vast te leggen welke rechten binnen het systeem toegekend moeten worden.

Gebruikers zaalagenda.nl

Bij elke gebruiker dient een functie aangegeven te worden. Er mogen ook meerdere functies worden geselecteerd. Tevens dient een e-mailadres ingevuld te worden. Hiermee kan deze gebruiker in het Zaalagenda inloggen. Zodra de gebruiker is aangemaakt ontvangt deze automatisch een e-mail van Zaalagenda.nl met daarin een wachtwoord om in het systeem te kunnen inloggen. Via de Persoonlijke instellingen kan het wachtwoord worden aangepast.

Gebruikersfuncties

Hier kunt u verschillende gebruikersfuncties aanmaken. Standaard wordt de functie Account beheerder aangemaakt met een bijbehorende rechtenprofiel. Er zijn gebruikersfuncties en personeelsfuncties. De gebruikersfuncties bepalen de rechten in Zaalagenda. De personeelsfuncties zijn voor het plannen van het personeel.

Functies zaalagenda.nl

Op het tabblad van de rechten kunt u per menuoptie aangeven welke rechten hier van toepassing zijn. Hier kunt u kiezen uit:

  • rechten = 1 Deze menuoptie is niet zichtbaar.
  • rechten = 2 of 3 Deze menuoptie is zichtbaar, maar er mag niets aangepast, toegevoegd of verwijderd worden (alles is read-only). Bij 2 is het afhankelijk van de locatie die bij de functie is geselecteerd. Bij 3 geldt dit voor alle locaties.
  • rechten = 4 of 5 Deze menuoptie is zichtbaar en er mag worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. Bij 4 is het afhankelijk van de locatie die bij de functie is geselecteerd. Bij 5 geldt dit voor alle locaties.

Offerte sjablonen

Via de offerte sjablonen kunt u alle sjablonen beheren. Zo kunt u offertes en contracten hier opmaken om vervolgens te gebruiken bij het offertebeheer. U voegt een nieuwe sjabloon toe middels Toevoegen. Bij PDF achtergrond kiest u het briefpapier. bij de Opmaak offerte kunt u de tekst van de offerte opmaken gebruik makend van de verschillende samenvoegvelden.
Het is mogelijk complete tabellen aan te maken waarin bijvoorbeeld meerdere reserveringen in staan. Dit kan ook met per reserveringen de geselecteerde catering en voorzieningen. U ziet verschillende voorbeelden hieronder staan.

Bij het versturen van de e-mail wordt standaard het afzendadres ‘noreply@zaalagenda.nl’ gebruikt. Het is mogelijk onder uw eigen e-mailadres mail te versturen. Hiervoor dient een instelling op uw eigen domein te worden ingesteld. Onder het kopje Vaste instellingen E-mail verzending leest u hier meer over.

U kunt zelf de opmaak van het sjabloon bepalen. Klik hier als u meer weten over hoe een sjabloon is op te maken.

Een bestaand sjabloon kan ook worden gekopieerd  naar een nieuw sjabloon. Op die manier neemt u eenvoudig een bestaand sjabloon over en past alleen dat aan wat gewenst is.

De standaard tekst van de e-mail voor deze offerte kunt u hier ook opmaken. U kunt ook uw eigen logo opnemen in het sjabloon. Plaats uw logo via Bedrijfsinrichting – Vaste instellingen Tabblad Logo. Vervolgens kunt u dit logo gebruiken in het sjabloon een afbeelding toe te voegen en daarin de volgende url op te nemen: https://”accountnaam”.zaalagenda.nl/zaalagenda/images/”accountnaam”/logo.png
Wanneer u een offerte maakt kunt u de zowel de offerte als de e-mail nog aanpassen.

Vaste instellingen Bedrijfsinrichting

Bij de vaste instellingen kunt u alle zaken opgeven die slechts eenmalig benoemd hoeven te worden. De vaste instellingen bestaan uit een aantal tabbladen om per onderwerp geordend te beheren.

E-mail verzending

Vanuit Zaalagenda kunnen diverse mails worden verstuurd. Van bevestiging tot en met een offerte. Standaard wordt de mail verstuurd met als zichtbare afzendadres ‘noreply@zaalagenda.nl’. Wanneer iemand een reply doet op een toegestuurde e-mail gaat deze retour naar het e-mailadres van de beheerder van de betreffende locatie van waaruit de e-mail is verstuurd. Het is mogelijk om de e-mail zodanig te versturen dat zichtbaar het e-mailadres van de beheerder wordt getoond. In het geval van een factuur het e-mailadres dat is ingesteld als afzender van de facturen.

De volgende instelling dient te worden doorgevoerd op uw eigen domein. Bij de domeininstellingen dient een SPF record te worden aangemaakt. Daarnaast geniet het de voorkeur om ook een DKIM record aan te maken. Deze instellingen zorgen ervoor dat op uw account is aangegeven dat het toegestaan is vanuit het domein Zaalagenda.nl mail te versturen onder uw e-mailadres.

SPF record:

Name: <uwdomein>
Type:  TXT
Value: “v=spf1 include:spf.zaalagenda.nl ~all”

DKIM record:

Name: zaalagenda._domainkey.<uwdomein>
Type: CNAME
Value: dkim._domainkey.zaalagenda.nl

Waar <uwdomein> staat dient het eigen domeinnaam ingevuld te worden.

Tabblad reserveringen
Hier kunt u aangeven of reserveringen standaard gefactureerd dienen te worden en of deze op de display getoond moeten worden. Daarnaast is het mogelijk om meerdere opties gelijktijdig te hebben. Hiervoor dient u de optie ‘Meervoudige opties mogelijk’ aan te vinken. U kunt ook aangeven dat bij het aanmaken van een reservering deze standaard als optie moet worden vastgelegd, maar ook dat deze standaard factureerbaar is.

Wanneer u bij reserveringen specifiek personeel wenst in te zetten is het mogelijk dit bij de reservering aan te geven. Hiervoor dient een vink geplaatst te worden bij ‘personeel bij reservering aangeven’. In het geval er een vink staat zal bij de reservering een tabblad Personeel zichtbaar zijn waar een personeelsfuncties geselecteerd kunnen worden.

Bezoekersagenda
De Bezoekersagenda is het externe deel van Zaalagenda. Via de bezoekersagenda kunt u via de eigen website de agenda tonen, maar ook de aanvragen laten binnenkomen. Daarnaast biedt de bezoekersagenda de mogelijkheid vaste relaties direct een reservering vast te leggen. Maakt u gebruik van de personeelsplanning van Zaalagenda dan kunnen uw medewerkers hier hun beschikbaarheid opgeven en hun eigen rooster en die van collega’s bekijken. per onderdeel zal een toelichting worden gegeven.

De instellingen van de bezoekersagenda gelden ook voor de Zaalagenda App.

Instellingen

Bij de instellingen kunt u aangeven welke opties beschikbaar worden gesteld in de bezoekersagenda. Per onderdeel kunt u instellen wat van toepassing is. Voor de duidelijkheid is het opgedeeld in:

  • Agenda
  • Aanvraag zaal
  • Direct reserveren
  • Mijn reserveringen
  • Tarieven
  • Personeel

Agenda:

Reserveringen tonen: Bij ja is de agenda zichtbaar.
Omschrijving reservering tonen: Indien ja wordt niet alleen getoond wanneer er een reservering gepland staat, maar wordt hierin ook de displaynaam weergegeven.
Tijden agenda tonen vanaf: Hier kunt u opgegeven vanaf hoe laat tot hoe laat de agenda dient weer te geven.

Aanvraag zaal:

Aanvraag indienen mogelijk: Bij ja is deze menu optie zichtbaar.
Inloggen verplicht: Indien ja kunnen alleen bekende relaties met hun e-mailadres inloggen.
Alleen beschikbare zalen tonen: Indien ja worden bij de aanvraag alleen de beschikbare zalen getoond.
Controle aantal plaatsen: Indien ja wordt bij de aanvraag gekeken naar het opgegeven aantal personen en worden alleen de zalen getoond waar dit aantal in past.
Rekening houden met opties: Indien ja worden zalen waar op het gevraagde moment een optie op staan niet getoond.
Rekening houden met aanvragen: Indien ja worden zalen waar op het gevraagde moment een aanvraag voor loopt niet getoond.
Notificatie naar beheerder(s): Indien ja wordt op het moment van aanvraag een mail gestuurd naar de beheerder. Het e-mailadres van de beheerder dient bij locaties ingevuld te worden.
Aanvraag mogelijk tot: Hier kan het aantal dagen tussen nu en het eerste moment dat een aanvraag kan worden gedaan opgegeven.
Maximum toekomstige dagen: Hoe ver in de toekomst mag en aanvraag worden gedaan.

Direct reserveren:

Direct reserveren mogelijk: Bij ja is deze menu optie zichtbaar.

Mijn reserveringen:

Annulering mogelijk: Bij ja of alleen indien direct reserveren kan de relatie zijn eigen reservering ongedaan maken.
Reservering annuleren tot: Indien annuleren mogelijk is kunt u hier aangeven tot hoe kort voor de reservering dit kan.
Directe reservering annuleren tot: Indien annuleren mogelijk is kunt u hier aangeven tot hoe kort voor de reservering dit kan.

Tarieven:

Tarieven zalen tonen: Bij ja worden de tarieven van de zalen weergegeven.
Tarieven voorzieningen tonen: Bij ja worden de tarieven van de voorzieningen weergegeven.
Tarieven catering tonen: Bij ja worden de tarieven van de catering weergegeven.

Personeel:

Personeelsplanning tonen: Bij ja is deze menu optie zichtbaar.
Planning collega’s inzien: Bij ja is de planning zichtbaar.
Ruilen toegestaan: indien geruild mag worden van diensten kan dat hier aangegeven worden (nog niet mogelijk in Zaalagenda)
Beschikbaarheid aanpasbaar: hier kan het aantal dagen ingevuld worden vanaf vandaag dat de beschikbaar niet aangepast worden.

U kunt het menu in uw eigen website plaatsen middels een link of via een iframe. Middels een link wordt het menu of optie in een nieuw tabblad geopend. Wanneer u gebruik maakt van een iframe dan is de optie geheel in uw eigen website opgenomen. Op de plaats waar <accountnaam> staat dient u uw accountnaam van zaalagenda te plaatsen.

Url voor het menu: //<accountnaam>.zaalagenda.nl/menu

url voor alleen de aanvraag: //<accountnaam>.zaalagenda.nl/aanvraag of url voor alleen de aanvraag: //<accountnaam>.zaalagenda.nl/mobiel

Iframe instelling:

<iframe width=”90%” height=”700″ frameborder=”0″ src=”//<accountnaam>.zaalagenda.nl/aanvraag/”></iframe>

Aanvraag

Bij de aanvraag kan op het tabblad Bezoekersagenda-Aanvraag worden aangegeven welke gegevens u van de aanvrager wenst. Hierbij kan aangegeven worden wat zichtbaar is en wat verplicht ingevuld moet worden. E-mailadres en naam zijn altijd verplicht en kunnen niet ingesteld worden.

Direct reserveren

Het is ook mogelijk een zaal direct te laten reserveren in plaats van een aanvraag. Hiervoor dient bij de relatie aangegeven te worden dat direct reserveren is toegestaan en bij de zaal dient dit ook ingesteld te zijn. Tot slot dient de optie via de bezoekersagenda beschikbaar gesteld te worden. Direct reserveren wordt gebruikt in die situaties dat er geen beheerder nodig is voor het reserveren en de relaties zelf hun zaal kunnen vastleggen. Op het tabblad Bezoekersagenda-Direct reserveren kunt u aangeven welke gegevens de relatie kan en moet invullen.

Tabblad CRM
U kunt hier aangeven of bij de relatie standaard de factuur per e-mail dient te worden verstuurd. Op het moment dat een relatie wordt toegevoegd wordt naar deze instelling gekeken.

Tabblad offerte

Hier kan de standaard geldigheidsduur van een offerte worden opgegeven.

Tabblad Sjablonen
Hier kunt u de e-mailteksten voor de bevestiging, aanvraag, annulering en afwijzing aanmaken. Standaard is hier een tekst opgemaakt. Deze kunt u naar eigen inzicht aanpassen. U kunt bij de types bevestiging, optie, afwijzing en annulering meerdere sjablonen aanmaken. Op het moment dat een mail wordt aangemaakt kan er in dat geval een keuze worden gemaakt uit  de beschikbare sjablonen.

U kunt een bestaand sjabloon kopiëren middels  en deze aanpassen. Klik hier als u meer weten over hoe een sjabloon is op te maken.

In het sjabloon zijn invoegvelden van toepassing. Bij het aanmaken van de e-mail wordt op de plaats van deze invoegvelden de inhoud geplaatst van het betreffende veld zodat er een persoonlijke tekst ontstaat. U kunt een invoegveld kiezen door de button met de groene plus te klikken. Wilt u bijvoorbeeld ‘Hiermee bevestigingen wij uw reservering voor zaal Rembrandt’ dan wordt de tekst in het sjabloon ‘Hiermee bevestigingen wij uw reservering voor zaal [zaal]’.

U kunt ook uw eigen logo opnemen in het sjabloon. Plaats uw logo via Bedrijfsinrichting – Vaste instellingen Tabblad Logo. Vervolgens kunt u dit logo gebruiken in het sjabloon door een afbeelding toe te voegen en daarin de volgende url op te nemen: https://”accountnaam”.zaalagenda.nl/zaalagenda/images/”accountnaam”/logo.png

Tabblad Offerte
U kunt hier de standaard tekst van uw offerte invullen. Dit betreft een briefvorm. U kunt de brief op eigen briefpapier afdrukken door een sjabloon van uw briefpapier te selecteren. Dit is een pdf van uw briefpapier.

Tabblad Display
Deze optie komt binnenkort te vervallen. Voor het gebruiken van displays wordt gebruik gemaakt van NarrowcastingDisplay.nl.

Voor het koppelen van Zaalagenda met NarrowcastingDisplay.nl dient u naar Bedrijfsinrichting – NarrowCastingDisplay te gaan. Hier treft u de gegevens die u nodig heeft om uw account in NarrowcastingDisplay.nl te koppelen met die van Zaalagenda.nl.

Logo
U kunt hier uw eigen logo plaatsen. Dit betreft een afbeelding. Door middel van de pijlen kunt u een afbeelding selecteren en deze aan Zaalagenda toevoegen.

CRM

Relaties

Hier treft u alle relaties die een reservering kunnen doen en reeds hebben gedaan. Wanneer u via de optie Reserveringen een nieuwe reservering aanmaakt dient de contactpersoon bekend te zijn. In het geval de aanvraag via de bezoekersagenda binnenkomt kunt u de contactpersoon via de aanvraag direct laten toevoegen.

Relaties zaalagenda.nl

Bij het toevoegen kunt u aangeven of de relatie een privépersoon betreft of een instantie (bedrijf of instelling). In het geval van een instantie kunt u contactpersonen aangeven bij de instantie. Een reservering wordt altijd op naam van een relatie als persoon of als contactpersoon van een instantie gedaan.

Bij een relatie van het type instantie horen contactpersonen. U kunt per relatie alle contactpersonen met hun gegevens vastleggen.

Automatisch adres opzoeken:
Wanneer u alleen het huisnummer en postcode invult wordt het adres er automatisch bij gezocht. Op die manier kunt u spelfouten voorkomen, maar ook eenvoudig controleren of u het juiste adres heeft. Daarnaast wordt er gecontroleerd of u op de combinatie postcode en huisnummer al een relatie heeft ingevoerd. Op die manier wordt u tijdig gewaarschuwd voor een dubbele invoer.

Bij de relatie kunt u de volgende zaken aangeven:
Budget: indien aangevinkt geeft u aan dat bij de reserveringen wel rekening wordt gehouden met de prijzen. Er wordt echter geen factuur aangemaakt van deze reserveringen. Via de omzetoverzichten kunt u opvragen hoeveel budget er is verbruikt in een opgegeven periode. Deze optie is bedoeld voor het bijhouden van budgetten zonder een interne factuur op te maken.

Referentie verplicht: Wilt u relatie bij een factuur altijd een referentie vermeld hebben van de reservering? Vink dan deze optie aan. Bij het vastleggen van een reservering wordt gecontroleerd of u deze ingevuld heeft. Hiermee voorkomt u dat er een factuur wordt verstuurd zonder referentie waardoor de factuur niet of te laat betaald wordt.

Niet factureerbaar: Dient de relatie niet gefactureerd te worden? Vink deze optie aan. De reservering zal standaard niet voorzien worden van een vink factureerbaar.

Direct reserveren mogelijk: De relatie en alle contactpersonen van deze relatie kunnen via de bezoekersagenda direct een reservering vastleggen bij de zalen die het kenmerk hebben direct reserveren = ja. Deze optie wordt met name gebruikt voor het zelf kunnen vastleggen van een reservering zonder tussenkomst van een zaalbeheerder.

Bijzonderheden: Heeft u specifieke afspraken met een relatie dan kunt u deze bij de bijzonderheden invoeren. Wanneer u een reservering toevoegt worden de bijzonderheden direct getoond zodat u hier rekening mee kunt houden.

Tab Contactpersonen
Indien de relatie van het type Instantie is kunt u hier de contactpersonen vastleggen. Wanneer een contactpersoon weg gaat bij de instantie kunt u dit aangeven door de datum relatie tot in te vullen.
Is een contactpersoon gekoppeld aan een instantie, maar is dit niet juist. U kunt de contactpersoon los koppelen van de instantie middels Button loskoppelen relatie van een instantie.

Tab Adresgegevens
Heeft een relatie afwijkende adresgegevens zoals een Postbus dan kunt u dit hier vastleggen. Bij het adres dient u aan te geven wat voor type adres dit betreft.

Tab Facturen
Alle facturen die naar de relatie verzonden zijn vindt u hier. Onderin staat de regels die op de factuur staan. Wilt u de factuur als PDF opvragen? Dat kan door de factuur te selecteren en op te drukken.

Tab Factuurinstellingen
Op dit tabblad kunt u aangeven of de factuur per e-mail verzonden dient te worden. U kunt hierbij ook een e-mailadres invullen waar de factuur naartoe verstuurd moet worden. Gaat de factuur per e-mail dan zal deze naar dit adres worden gestuurd mits ingevuld. Is deze niet ingevuld dan gaat het naar het e-mailadres van de relatie. De aanhef van de e-mail kunt u hier al instellen. Is deze niet ingesteld dan zal er standaard ‘Geachte relatie’ in de e-mail komen te staan.
E-mailen naar contactpersoon: Wanneer hier een vink wordt geplaatst zal de factuur worden verstuurd naar de contactpersoon bij de reservering. Deze instelling is van toepassing wanneer de factuur eerst naar uw contactpersoon gestuurd dient te worden voor akkoord.

U kunt ook de standaard korting op zaal, catering en voorzieningen aangeven die voor deze relatie van toepassing zijn.

Offertes
Maakt u gebruik van de offertemodule en zijn er offertes verstuurd dan kunt u deze hier terugvinden en bekijken.

Persoonlijke instellingen

Wachtwoord wijzigen

Via deze optie kunt uw wachtwoord wijzigen. U dient het nieuwe wachtwoord tweemaal in te geven om er zeker van te zijn dat het wachtwoord hetzelfde is gespeld.

Beheer

Modules toevoegen

Zaalagenda heeft verschillende modules. U kunt hier een module tijdens de proefperiode aan of uit zetten. Wanneer een module wordt ingeschakeld dient u eerst uit te loggen en opnieuw in te loggen om de opties te zien.
Wilt u een module tijdens de abonnementsperiode uitzetten dan kunt u dit aan ons doorgeven. Wij kunnen deze voor u deactiveren.

Accountgegevens

Hier treft u de accountinstellingen van Zaalagenda.nl.

Hier kunt u aangeven op welke wijze u wilt betalen. Hierbij is de keuze uit zelf overmaken of automatische incasso. Daarnaast kunt u aangeven welk abonnementsperiode u wenst waarbij een keuze kan worden gemaakt uit maand, kwartaal of jaar.

Facturen

Hier vindt u alle facturen met de betaalstatus. U kunt een factuur opnieuw uitdraaien door de factuur te selecteren en onderin op de printerbutton te klikken.

Facturen

Account opschonen

Wanneer u nieuw wenst te beginnen kunt u hier alle gegevens laten verwijderen. Deze optie is onomkeerbaar. Eenmaal verwijderd kunnen de gegevens niet meer teruggehaald worden. U dient uw wachtwoord in te vullen om de gegevens te verwijderen.

Opschonen

Account opzeggen

Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van zaalagenda.nl kunt u via deze optie het abonnement stopzetten. U dient hiervoor uw wachtwoord in te vullen ter bevestiging van het opzeggen.

Opzeggen